A versengő és folyamatosan változó gazdasági környezetben az új lehetőségekre (és veszélyekre is) azonnal reagálni kell. Dokumentumkezelő rendszereink segítéségével az iktatás egyszerűsödik. A netTeam-DMSone Zrt. kis- és középvállalati igényei szerint kifejlesztett megoldásai garanciát biztosítanak arra, hogy erőforrásait a legjobb lehetőségekhez igazítsa, de a közintézményeknek is segítenek abban, hogy a hatékonyságot szervezeti szinten javuljon, minimálisra csökkenjenek a bizonytalansági tényezők és kockázatok, az intézkedések a vállalkozás és szervezet nyereségességét szolgálják.

Gyors információelérés – a sikeres működés kulcsa

Napjaink egyre gyorsuló és élesedő gazdasági versenyében a sikert és a növekedést már nem csak a

cég terméke, szolgáltatása és a munkaereje biztosítja, hanem az a tényező is, hogy milyen gyorsan tudja elérni a szükséges és fontos üzleti információkat.

Egy szervezet mindennapi életében fel sem tűnik, hogy mennyi időt és energiát vesz el szükségtelenül a hagyományos, vagy nem megfelelő adminisztráció, vagyis maga a dokumentumkezelés. Általában a régebbi dokumentumokat különböző helyeken és formában, sokszor fiókokban, szekrényekben tárolják, nem megfelelő módon, túlzsúfolt környezetben. Ilyen körülmények között a tárolt adatok nehezen hozzáférhetők, kereshetők.

Értékteremtő innováció

A DMSone szoftverek ezt nyújtják Önnek, hiszen egyedi igényekre szabható, profitábilis, iparágfüggetlen és környezetbarát megoldást kínálnak a vállalati szektor minden szereplője számára. Rendszereink használatával kimutató piaci előnyökre és hatékonyságnövekedésre tehet szert.

Azt mi sem tagadjuk, hogy a szoftverbevezetés költségeinek megtérülését (ROI – return on investment) nehéz számszerűsíteni, mert sok olyan üzleti folyamatra is kihatással van, aminek változásában egyszerre több tényező is szerepet játszik. Azonban annak köszönhetően, hogy a dokumentumkezelés dinamikusan fejlődő üzletággá nőtte ki magát, több nemzetközi kutató intézet is készített felméréseket. Ezek eredményeire és közvetlen tapasztalatokra támaszkodva szeretnénk felhívni a figyelmet a DMS rendszerrel végzett dokumentumkezelés jótékony hatásaira.

Tárgyiasuló megtérülés

Átlagosan az irodai dolgozók 7,5 percet töltenek óránként iratok keresésével, kezelésével.  Egy megfelelően konfigurált dokumentumkezelő rendszer az iratok kezelésére fordított időt legalább 30 százalékkal hatékonyabbá teszi, hiszen köszönhetően az egységes, elektronikus tárolásnak, az adminisztratív munkatársaknak nem kell értékes perceket a szükséges papírok előkeresésére fordítani. Így a kollégák tejes munkaidejének közel 5%-át tudjuk megspórolni. elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetést követően ezt a munkaidőt minden kolléga a fő feladatainak végzésére tudja fordítani. Gondoljon csak bele, egy 20 fős irodai létszámnál mindez már egy újabb kolléga munkaidejét jelentheti.

Az iratok digitalizálásának nem csak az az eredménye, hogy munkatársai kevesebb időt töltenek az ügymenethez szükséges iratok előkeresésével, hanem az is, hogy fénymásolási, nyomtatási költségek is racionalizálódnak. Hogy miért? Köszönhetően az elektronikus DMS rendszernek minden irat egy helyen tárolódik, így nem kell többszörösen másolatot készíteni róluk. Különösen akkor érhető ez tetten, ha adott vállalat vagy cég működése azt kívánja meg, hogy egy-egy vonatkozó ügyet több kolléga is kezeljen.

Nem tárgyiasuló megtérülés

A dokumentumkezelés digitalizálásával számos olyan változás is, melyek bár önmagukban nem számszerűsíthetők, hatásuk azonban igen.

A dokumentumok között kapcsolat egyértelműen áttekinthetővé válik, így a dolgozó komfortérzet jelentősen javul.

A belső munkafegyelem növekszik, hiszen az iratok határideje, állapota és helye nyomonkövethető, tehát az alkalmazottak hatékonyabban tudják munkájukat végezni.

A pontos, lekérdezhető információknak köszönhetően a vezetői információk köre bővül, így a döntéshozatal egyszerűbbé válik

A pontosabban kezelhető dokumentációnak köszönhetően az ügyfélelégedettség növekszik, az adminisztrációs hibákból elkövetett üzleti veszteség lehetőségé jelentősen csökken.

A dokumentumok biztonságosan kezelhetők, az indexelésnek és a jogosultságpolitikának köszönhetően.

Társadalmi felelősségvállalás

Környezetünk védelme kiemelten fontos. Egy cég megítélésében és külső kommunikációjában kiemelt szerepet játszik az, működése mennyire környezettudatos. Ha digitalizáljuk dokumentumkezelésünket, nagy lépést teszünk a zöldebb tevékenység felé.

Jelentősen csökken a felhasznált papír mennyisége, a mappák száma;

Az alacsonyabb papírfelhasználás miatt kevesebb nyomtatópatronra van szükség, amely veszélyes hulladéknak minősül;

Mivel nincs szükség plusz helyiségre az iratok tárolására, ezért a fenntartási költségek is redukálhatók, nem is beszélve arról, hogy megspóroljuk azt a jelentős kiadást, amit egy újabb irattárra vonatkozó tűzvédelmi előírás jelentene nekünk;

Mivel kevesebb papírra és irodai eszközre van szükség, ezért az ellátási költségekre is kevesebbet kell fordítania.

Olvassa el tanulmányunkat arról, hogyan teheti zöldebbé irodai működését úgy, hogy ezzel költségmegtakarítást is elérhet.

Tovább a tanulmányhoz..>>

Láthatja, a DMSone szoftverek nemcsak, hogy megtérülő beruházást jelentenek vállalkozása számára, de a szervezet ökológia lábnyomát is csökkenti. Kérje kedvezményes auditunkat a fenti, Auditkérés gombra kattintva, hogy személyesen győződhessen meg róla, dokumentumkezelő szoftvereink hatékony segítséget jelentenek a profitmaximalizálásban. Ha további információra lenne szükséges, keresse kollégánkat az Információkérés gombra kattintva!

Bízunk benne, hogy weboldalunkat hasznosnak találta. Kérjük, ajánlja azt ismerőseinek, hogy ők is informálódhassanak arról, hogy tehetik hatékonyabbá égy nyereségesebbé cégük, vállalatuk működését! Mindezt könnyen megteheti, nincs már dolga, mint a cikk felett lévő Oldal ajánlása gombra kattintani!

További kapcsolódó tartalmak: