Kövessen minket a Facebookon is Miért éri meg az elektronikus dokumentumkezelés? A szoftverbevezetés költségének megtérülését (ROI – Return on Investement) nehéz számszerűsíteni, mert a workflow-ra és számos üzleti folyamatra is kihatással van, amelyek változásában egyszerre több tényező is szerepet játszik.
Legyen szó adminisztrációról (pl. számla és szerződés nyilvántartás, e-mail iktatás), ügyfélelégedettségről vagy éppen a cash-flow javításáról, kimutatható, hogy a papír alapú iktatás felett eljárt az idő, a jövő útja az elektronikus dokumentumkezelés.
Ismerje meg az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit, tudja meg, hogyan érhet el mérleg szinten is kimutatható megtérülést a DMSone szoftverek segítségével!
Az alábbiakban összefoglalt előnyök, általában egy DMS rendszer bevezetését követően megjelenő változásokat írják le. Természetesen végezhetőek pontosabb kimutatások, ebben az esetben a dokumentumkezeléssel foglalkozó cég szakértője egy személyes felmérés során akár irattítpusonként is megvizsgálja a cégnél jelenleg zajló iratkezelési folyamatokat. Mivel minden egyes cég más és más, ezért mindenképpen javasoljuk, hogy fontolja meg dokumentumkezelési audit igénybevételét, mielőtt az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése mellett dönt. Egy 50 felhasználó feletti rendszerbevezetés titka a megfelelő tervezés és a fokozatosság, így van lehetőség a szükséges környezeti változtatásokat is végrehajtani. A szoftver funkcionalitása mellett legalább hasonlóan fontos szempont az, hogy a választott rendszert forgalmazó cég rendelkezzen projektvezetői tapasztalattal, hiszen csak ez biztosítja, hogy a folyamatokat a maguk komplexitásában tudják megvizsgálni.
Ha a dokumentumkezelés cégünknél már elektronikusan zajlik, az irodai dolgozók számából és bértömegéből számíthatunk bizonyos fajta megtérülést.
Átlagosan az irodai dolgozók 7,5 percet töltenek óránként iratok keresésével, kezelésével. Egy megfelelően konfigurált dokumentumkezelő rendszer az iratok kezelésére fordított időt legalább 30 százalékkal hatékonyabbá teszi. Köszönhetően az egységes, elektronikus tárolásnak, az átlátható számla és szerződés nyilvántartásnak, az adminisztratív munkatársaknak nem kell értékes perceket a szükséges papírok előkeresésére pazarolnia. Így a kollégák tejes munkaidejének közel 5%-át tudjuk megspórolni.
Természetesen ezek átlag mutató számok, hiszen vannak kollégák, akik többet foglalkoznak iratok rendezésével (vannak akik kevesebbet), illetve van, hogy a vonatkozó dokumentum megtalálására mindenképpen hosszabb időt kell fordítani.
Ha megvizsgáljuk az irodai dolgozók költségét a fentiek alapján (a teljes bérköltség), akkor látható, hogy annak 5%-át a megtérülés oldalára írhatjuk, mivel szoftveres dokumentumkezelés esetén ezt a munkaidőt minden kolléga a fő feladatainak végzésére tudja fordítani. Gondoljon csak bele, egy 20 fős irodai létszámnál mindez már egy újabb kolléga munkaidejét jelentheti…
Az iratok digitalizálásának nem csak az az eredménye, hogy munkatársai kevesebb időt töltenek az ügymenethez szükséges iratok előkeresésével, hanem az is, hogy fénymásolási, nyomtatási költségek is racionalizálódnak. Hogy miért? Köszönhetően az elektronikus dokumentumkezelésnek, minden irat egy helyen tárolódik, így nem kell többszörösen másolatot készíteni róluk. Különösen akkor érhető ez tetten, ha adott vállalat vagy cég működése azt kívánja meg, hogy egy-egy vonatkozó ügyet több kolléga is kezeljen. A számla és szerződés nyilvántartás átláthatóvá és egységes rendszer szerint szervezetté válik, az e-mailek iktatása is központilag történik, a rendszer pedig rögzít minden módosítást egy éppen használt irattal kapcsolatban.
Ne habozzon kérdezni! Tudjon meg többet arról, hogyan növelheti szervezete hatékonyságát! Forduljon bizalommal kollégánkhoz, aki egy személyes találkozó keretein belül részletesen megmutatja azokat a területeket, ahol az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével mérleg szinten kimutatható növekedést érhet el!
Nem tárgyiasuló megtérülés
A számszerűsíthető adatokon túl egy iratkezelő rendszer bevezetése nem tárgyiasuló megtérüléssel is jár, hiszen hatására a munkavégzési szokások is megváltoznak.
- Javul a dolgozói komfortérzet (a dokumentumok közötti kapcsolat egyértelműen áttekinthetővé válik).
- A belső munkafegyelem növekedése (az iratok határidejének, állapotának és helyének nyomon követése, átlátható számla és szerződés nyilvántartás).
- A vezetői információk bővülése (pontos, lekérdezhető információk).
- Az ügyféldokumentáció pontosabb kezelése.
- Az adminisztrációs hibából elkövetett üzleti veszteség lehetőségének redukálása (egy beérkező teljesítési igazolás mindig pontosan kerül kiszámlázásra, hatósági ellenőrzésekkor az iratok időben és pontosan visszakereshetőek).
- Dokumentumok biztonságos kezelése (elektronikus és papír alapú iratok egységes kezelése, jogosultságpolitika).
Társadalmi felelősségvállalás
A CSR egyre jelentősebb szerepet játszik napjaink vállalati kommunikációjában. Ha az elektronikus dokumentumkezelés mellett dönt, biztos lehet benne, hogy környezettudatos döntést hoz, hiszen a csökkenő papírfelhasználás nem csak az irodaellátási költségeket csökkenti, hanem a bolygó jövője szempontjából is fontos. De gondoljuk tovább ezt a vonalat… Ha kevesebb papírt használ fel, akkor kevesebbet kell nyomtatnia, fénymásolnia, így jelentősen csökken a veszélyes hulladéknak minősülű tonerek felhasználása is. Az átlátható számla és szerződés nyilvántartásnak köszönhetően csökken az az idő, amit munkatársai az iratok előkeresésével töltenek, nem kell emiatt túlórázniuk, hosszabb távon a rezsiköltségek is redukálódnak, hiszen nem ég tovább a világítás, nem fogyasztanak áramot a számítógépek, stb.
Olvassa el cikkünket arról, hogyan támogatja az elektronikus dokumentumkezelés a fenntartható fejlődést, miközben hasznot is termel önnek!
A dokumentumkezelő rendszer feladatai
Évi 10.000 irat felett már veszélyesnek mondhatjuk a vállalati dokumentumkezelést megfelelő EDMS (Elecronic Document Management System) nélkül. Napjainkban ugyanis a korábbi évekkel szemben sokkal több információs csatornából érkeznek felénk az iratok (posta, fax, e-mail, web). Egyre több adathordozót használunk ezek kezelésére, tárolására. Fontos, hogy időben vezessük be az egységes dokumentumkezelést!
Kérje szakértő kollégánk tanácsadását, hogy egy személyes találkozó keretein belül választ adjon a felmerülő kérdésekre!
További kapcsolódó tartalmak:
|
Négy érv az elektronikus dokumentumkezelés mellett |
Hiteles digitális aláírás? DMSone szoftverrel nem gond! |
|
Napjainkra egyre több vállalat számára elkerülhetetlenné válik, hogy dokumentumait egy IT-hálózaton tárolja. Legtöbben a dokumentumkezelést egyszerűen az információ elektronikus úton történő iktatásának tekintik, azonban ez a terület ennél lényegesen összetettebb. |
A web 2.0 világában, ahol minden digitalizálva és automatikusan zajlik, az aláírás se kerülhette el sokáig a sorsát. Az internet segítségével zajló üzleti kommunikáció nem engedi meg azt, hogy a szerződések vagy egyéb hitelesítendő dokumentumoknál aláírásánál a postára kelljen várni. |
