Az E-ügyintézési törvénynek való megfelelés komoly kihívás elé állítja a szervezeteket. Az egyszerű, iktatásra berendezkedett szoftverek helyett komplex ügyintézési folyamatokat is támogatni tudó iratkezelő rendszerekre van szüksége az intézményeknek. A DMS One iratkezelő rendszere elsőként teljesítette a kormányzati követelményeket és az országban elsőként felelt meg a 3/2018. BM rendelet előírásainak is.
A legmodernebb e-ügyintézési szolgáltatásokat kiszolgáló komplex rendszer, az elektronikus ügyintézés operációs rendszere.
A már megszokott elektronikus ügyindítási módok (ÁNYK) mellett innovatív elektronikus űrlap technológiák (iForm, ePapír, eHR) kezelése is.
Szoftverünk kapcsolódik a gépi Hivatali kapuhoz, az AVDH DHSZ-hez, a postai SZEÜSZ-höz és a Rendelkezési Nyilvántartáshoz is.
Az elektronikus úton érkező beadványok esetén iratkezelő szoftverünk automatikusan – akár tömegesen is- letölti a gépi hivatali kapuról a küldeményeket, érkezteti, iktatja, és a megfelelő szabályok beállításával akár ügyintézőre is szignálja. Az iktatás gyorsítását azzal tudjuk támogatni, hogy az elektronikus űrlap adatmezőivel előtöltjük az iktatási adatlapot, ezzel jelentős manuális munkát vehetünk le az ügyintézők válláról és az ügyintézés folyamatát is meggyorsíthatjuk. A beérkező elektronikus iratok esetén szoftverünk automatikusan elvégzi az elektronikus aláírások és az időbélyegzők meglétének ellenrőzését.
Az elektronikus ügyintézés folyamatában a kimenő küldemények kezelését is több funkcióval támogatja iratkezelő szoftverünk. A tisztán elektronikus előállított dokumentumokat elektronikusan kell aláírni, majd a gépi hivatali kapun keresztül kiküldeni. Szoftverünk támogatja a tömeges elektronikus aláírást mind a piaci szolgáltatók (Microsec, Netlock), mind a kormányzati hitelesítési szolgáltatás (GovCA) és az AVDH DHSZ szolgáltatásával is. A hitelesítéssel ellátott elektronikus iratokat iratkezelő rendszerünk automatikusan feltölti az intézmény hivatali kapujára, majd fogadja a visszaérkező vevényeket, visszaigazolásokat a kézbesítésről és az irathoz csatolja.
A DMS One iratkezelő rendszere a már megszokott elektronikus ügyindítási mód (ÁNYK) mellett az innovatív elektronikus űrlap technológiákat is támogatja. Kezeli az ePapír, az iForm és az eHR form szolgáltatásokat. Az űrlapok nagy előnye, hogy az ezekben szereplő strukturált adatokat az iratkezelő szoftver automatikusan fel tudja dolgozni. A DMS One iratkezelő rendszere elsőként csatlakozott a Szabályozott Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatásokhoz (pl. Hivatali Kapu, Rendelkezési Nyilvántartás, ePapír, GOV CA, AVDH DHSZ) és valósított meg postai SZEÜSZ integrációt.
Rövid videónkban a beérkező küldemények útját követjük végig az elektronikus ügyintézés folyamatában, a hivatalok szemszögéből. Részletesen kitérünk az elektronikus ügyindítási módokra és azok magyarázatára, ábrákkal szemléltetjük a beadványok sorsát a gép hivatali kapuba érkezésig. Ismertetjük azt is, mi történik a beérkező elektronikus küldeményekkel a hivatalba érkezés után és milyen szerepe van az iratkezelő rendszereknek a beadványok feldolgozásában.
Videónkban az e-ügyintézés kimenő folyamatát járjuk végig a hivatalok szemszögéből. Kitérünk benne az elektronikus iratok kiadmányozására, a dokumentumhitelesítés formáira, a kézbesítés lehetséges módjaira és a rendelkezési nyilvántartásra is. Bemutatjuk, hogy a DMS One iratkezelő rendszere mely pontokon, milyen funkciókkal támogatja az elektronikus ügyintézés folyamatát.
További hasznos információk, cikkek weboldalunkon, valamint letölthető tanulmányok, videós tudásanyagok kifejezetten a közszférának (www.ugyiratkezeles.hu) és a vállalatoknak (www.docuworld.hu) szóló honlapjainkon. Olvasson tovább, ha még több szakmai információra van szüksége a döntéshez!
Rövid összefoglaló az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvényről. A legfontosabb tudnivalók és kötelezettségek a törvény hatálya alá tartozó szervezeteknek!
36 oldalas tanulmány közfeladatot ellátó szervezeteknek a TOP 10 iratkezelési problémával. Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal, valamint hasznos tippek az iratkezelési folyamatok optimalizálásához.
Milyen iratkezelés problémákkal küzd a központi közigazgatás, egy kulturális intézmény vagy egy állami kézben lévő, de közfeladatot ellátó vállalat? Hogyan segítheti a szervezetek munkáját egy jó iratkezelő szoftver? Olvassa el!
Tanúsított iratkezelő rendszerünk amellett, hogy precízen támogatja az iratkezelés alapfolyamatát az érkeztetéstől az ügyintézési feladatokon át a levéltárba adásig, a folyamatos fejlesztéseknek köszönhetően elsőként valósítottuk meg a különféle e-szolgáltatásokhoz való kapcsolódást is. Szoftverünk kezeli a Hivatali kapunk keresztül érkezett különféle (ePapír, iForm) küldeményeket, automatikusan érkeztet, iktat és akár ügyintézőre szignál, de aláírhat vele AVDH DHSZ segítségével, és tömegesen kiküldheti az e-aláírással ellátott dokumentumokat.