Hogyan menedzseljük hatékonyan cégünk dokumentumkezelését?
Az a bizonyítottan működő előny, amire Önnek és vállalkozásának szüksége van ahhoz, hogy a mai információs társadalomban sikerre vigye.
Napjaink egyre gyorsuló és élesedő gazdasági versenyében a sikert és a növekedést már nem csak a cég terméke, szolgáltatása és a munkaereje biztosítja, hanem az a tényező is, hogy milyen gyorsan tudja elérni a szükséges és fontos üzleti információkat.
- Cégvezetőként, Önt is frusztrálja az a tudat, hogy az adminisztrációval eltöltött idő ötször annyi, mint amennyinek lennie kellene?
- Vajon megkönnyítené a mindennapi munkát az, ha hatékonyan delegálhatna, határidővel láthatna el feladatokat, amelyeket később egyszerűen kontrollálhat?
- Előfordult már, hogy anyagi kár érte azért, mert nem, vagy találtak meg egy számlát, vagy szerződést a határ-, esetleg fellebbezési időn belül? - Esetlegesen egy APEH vagy szakhatósági ellenőrzés során?
- Sokszor kellett már a titkárnőjének korábban bemennie, vagy túlóráznia azért, mert összetorlódtak a sürgős adminisztrációs feladatok?
Az üzleti dokumentumok gyors elérését és biztonságát nagyon sokszor alábecsülik a feldolgozás folyamán, ami számottevő anyagi és biztonsági kockázatot jelenthet egy vállalkozás számára.
Az Ön cégénél hogyan tárolják az üzleti dokumentumokat és hogyan kezdenek hozzá azok visszakereséséhez?
Egy vállalkozás mindennapi életében fel sem tűnik, hogy mennyi időt és energiát vesz el szükségtelenül a hagyományos, vagy nem megfelelő adminisztráció és annak kezelése.
Általában a régebbi üzleti dokumentumokat különböző helyeken és formában, sokszor fiókokban, szekrényekben tárolják, nem megfelelő körülmények között, túlzsúfolt környezetben. Ilyen körülmények között a tárolt adatok nehezen hozzáférhetők, kereshetők.
A hagyományos dokumentumkezelés problémái és nehézségei:
- Erőforrás pazarló és időt rabló,
- Nehezen kereshető az információ,
- Nem egyértelműen átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat,
- Nehezen kezelhetők a határidős munkafolyamatok és
- A teljesítés évekkel később nehezen igazolható
Szintén jelentős probléma, ha nincs logika a dokumentumtárolásban, nincs annak egységes rendszere. Ezt a helyzetet tovább komplikálja, ha keverednek a módszerek (Excel tábla, papír alapú iktatás, stb.), hiszen ezek mind-mind nehezítik, átláthatatlanná és időigényessé teszik egy korábbi dokumentum visszakeresését a nagytömegű papírhalmazban. Ez nagyfokú emberi erőforrást igényel, ami időben, energiában és pénzben is felesleges terhet jelent egy vállalkozásnak.
Számtalan helyen bizonyított dokumentumkezelő rendszerünk segítségével ezek a problémák mind
kiküszöbölhetők, hiszen a magas fokú átláthatóság, a könnyű visszakereshetőség következtében jelentős munkaidő takarítható meg, és a rendszer segítségével felgyorsuló folyamatok gyorsabb ügymenetet és hatékonyság növekedést biztosítanak cége számára.
Redukálja az adminisztrációra fordított időt és energiát töredékére!
Értékteremtő innováció!
Egy vállalkozás a fejlődése során egyre több háttértámogatásra van szüksége, hogy még hatékonyabban működhessen. Kezdetben csak egy számlázó-, késobb már egy útnyilvántartó-, majd egy könyvelőprogram segíti a mindennapi munkát. Tovább »
Dokumentumkezelő Audit!
Ismerje meg a vállalatában rejlő lehetőségeket dokumentumkezelés területén, kérje a vállalati Dokumentumkezelő Auditunkat, hogy megismerhesse azt a módszert, ami gyorsan segíthet Önnek vállalata költségracionalizálásában! Tovább »
Vállalatirányításba integrált dokumentumkezelés!
Tapasztalataink szerint, ezen fejlődő cégek számára az egyik legfontosabb feladat a hatékonyság maximalizálása, ezért majd mindenhol felmerül a vállaltirányítási rendszer további területekre való kiterjesztése. A legtöbb esetben a következő racionalizálásra váró terület a hatékony és biztonságos dokumentumkezelés. Tovább »