Hogyan tegyük egyszerűbbé és hatékonyabbá hivatalunk dokumentumkezelését?
Az idő előre haladtával, a közintézmények adminisztrációs terhei jelentősen növekednek. Nemcsak a dokumentumok mennyisége növekszik, hanem beérkezésük módja is egyre szélesebb körű. Amíg korábban elég volt a papíralapú levelek kezelése, mára egyre több fax, e-mail és belső dokumentum keletkezik. Az ügyfelek, terhek növekedése ellenére egyre gyorsabb reagálási időt várnak el.
- Vajon nagy segítség lenne az intézmény munkájában, ha egyszerűen nyomon követhető lenne egy ügy határideje, állapota, illetve egy dokumentum korábbi és aktuális helye?
- Előfordult már, hogy reklamáltak Önnél, vagy kapkodott már az asszisztense azért, mert nem, vagy nem időben találtak meg egy fontos iratot vagy dokumentumot?
- Sokszor kellett már a titkárnőjének korábban bemennie, vagy túlóráznia azért, mert összetorlódtak a sürgős adminisztrációs feladatok?
Az Önök hivatalában hogyan tárolják a dokumentumokat és hogyan kezdenek hozzá azok visszakereséséhez?
Egy szervezet mindennapi életében fel sem tűnik, hogy mennyi időt és energiát vesz el szükségtelenül a hagyományos, vagy nem megfelelő adminisztráció és annak kezelése. Általában a régebbi dokumentumokat különböző helyeken és formában, sokszor fiókokban, szekrényekben tárolják, nem megfelelő körülmények között, túlzsúfolt környezetben. Ilyen körülmények között a tárolt adatok nehezen hozzáférhetők, kereshetők.
A hagyományos iratkezelés problémái és nehézségei:
- Erőforrás pazarló és időt rabló,
- Nehezen kereshető az információ,
- Nem egyértelműen átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat,
- Nehezen kezelhetők a határidős ügyiratok
- Manuálisan kell elkészíteni a statisztikákat
- Nincs elektronikus archiválás
Komoly problémaként okozhat, ha nincs logika a dokumentumtárolásban, ha nincs egységes rendszer. Ezt a helyzetet tovább komplikálja, ha keverednek a módszerek (Excel tábla, papír alapú iktatás, stb.), hiszen ezek mind-mind nehezítik, átláthatatlanná és időigényessé teszik egy korábbi irat visszakeresését a nagytömegű papírhalmazban. Ez nagymértékű emberi erőforrást igényel, ami időben és energiában is felesleges terhet jelent egy szervezetnek.
Idáig már számtalanszor bizonyított, iratkezelő rendszerünk segítségével ezek a problémák mind kiküszöbölhetők, hiszen a magas fokú átláthatóság, a könnyű visszakereshetőség következtében jelentős munkaidő takarítható meg, és a rendszer segítségével felgyorsuló folyamatok gyorsabb ügymenetet, hatékonyságnövekedést és növekvő ügyfél elégedettséget biztosítanak intézménye számára.
Redukálja az adminisztrációra fordított időt és energiát töredékére!
Az ügyintézés folyamatossága még mindig az információra és a dokumentumokra épül, ugyanakkor a ügyfelek a növekedő adminisztrációs terhek ellenére is egyre gyorsabb reagálási időt várnak el.
Tovább bonyolítja az ügymenetet az, ha ezeket különböző hordozókon tárolják és a mindennapi ügymenet során a dokumentumokból több példányt is kinyomtatnak, külön-külön mindenki számára, aki egy folyamatban dolgozik, és sokszor nem lehet tudni, melyik a legfrissebb példány, mert egyszerre párhuzamosan többen, több helyen is dolgozhatnak rajta.
Értékteremtő innováció!
Egy vállalkozás a fejlődése során egyre több háttértámogatásra van szüksége, hogy még hatékonyabban működhessen. Kezdetben csak egy számlázó-, késobb már egy útnyilvántartó-, majd egy könyvelőprogram segíti a mindennapi munkát. Tovább »
Dokumentumkezelő Audit!
Ismerje meg a vállalatában rejlő lehetőségeket dokumentumkezelés területén, kérje a vállalati Dokumentumkezelő Auditunkat, hogy megismerhesse azt a módszert, ami gyorsan segíthet Önnek vállalata költségracionalizálásában! Tovább »
Vállalatirányításba integrált dokumentumkezelés!
Tapasztalataink szerint, ezen fejlődő cégek számára az egyik legfontosabb feladat a hatékonyság maximalizálása, ezért majd mindenhol felmerül a vállaltirányítási rendszer további területekre való kiterjesztése. A legtöbb esetben a következő racionalizálásra váró terület a hatékony és biztonságos dokumentumkezelés. Tovább »