Az elektronikus ügyintézés térhódításával együtt terjednek a teljes életciklusukban kizárólag elektronikus formában létező iratok és a papíralapú iratok hiteles elektronikus másolatai. A papíralapú ügyintézés hátrányai egyre nyilvánvalóbbak, mégis – becslések szerint – országos szinten évente nagyjából 80 milliárd forintot emészt fel a feleslegesen papír alapon történő ügyintézés. Ez a tétel a dologi, az infrastrukturális és az extra humánerőforrás költségekből jön össze, ami az alapanyag, a nyomtatás, a tárolás, a logisztika vagy akár a védelem biztosításához kell. A papíralapú ügyintézés drága és körülményes, de megspórolható.
A DMS One Ultimate tanúsított iratkezelő rendszer AVDH DHSZ modullal lehetővé teszi a 100 %-ban elektronikus iratkezelést.
Csak a kézi aláírás miatt nem érdemes papírozni. Az AVDH DHSZ modul segítségével az iratkezelő programban
elektronikus aláírással és időbélyegzővel láthatók el a dokumentumok, akár tömegesen is. A jogszabályok értelmében egy elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum ugyanolyan hiteles lehet, mint egy papír alapon kiadmányozott irat.
AVDH DHSZ – Azonosításra Visszavezetett Dokumentumhitelesítés
Az állam (NISZ Zrt.) által biztosított elektronikus aláírási lehetőség lényege, hogy a felhasználó által aláírni kívánt iratot a NISZ Zrt. – központi azonosítás után – minősített tanúsítványon alapuló elektronikus aláírásával a felhasználó nevében aláírja. Az AVDH DHSZ minden felhasználó részére gyors bekapcsolódási lehetőséget biztosít az elektronikus ügyintézésbe. Olyanok számára is, akik nem rendelkeznek elektronikus aláírással, de az általuk végzett elektronikus ügyintézés megköveteli az e-aláírt dokumentumot. Minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás: az ilyen aláírással ellátott e-irat teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül.
Az elektronikus hitelesítés önmagában hiábavaló, csak akkor van értelme, ha egy szintén elektronikus folyamathoz, szoftveres iratkezeléshez kapcsolódik. A elektronikus hitelesítési lehetőségek, aláírások, időbélyegzők integrált kezelése ezért az iratkezelő rendszerek egyik legfontosabb funkciója. A DMS One rendszere közvetlenül kommunikál a NISZ Zrt. szerverével: az iratot beküldi aláírásra és fogadja is a fokozott biztonságú aláírással ellátott változatot.
A fejlődő e-ügyintézési környezet is megköveteli, hogy az alkalmazott iratkezelő rendszer integráltan kezelje az elektronikus hitelesítési megoldásokat. Az 2015. évi CCXXII. törvény értelmében ugyanis Magyarországon az ügyfeleknek joguk van ügyeiket elektronikus úton intézni. Az elektronikus aláírások egységes, európai szintű szabályozása, az eIDAS rendelet pedig azt írja elő, hogy bizonyos minősített tanúsítványokat meghatározott joghatással minden EU tagállamban kötelező elfogadni.
Az AVDH DHSZ szolgáltatás az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervek széles köre számára (így: az államigazgatási szervek, a helyi önkormányzatok, a közigazgatási hatósági jogkört gyakorlók, a közjegyzők, az igazság-szolgáltatás fő intézményei és a legtöbb köztestület számára) DÍJMENTES.
Az elektronikusan aláírt dokumentum 8 év után elveszti hitelességét. Amennyiben ezen túl is szüksége van a hiteles elektronikus példányra, felül kell hitelesítenie azt. Az iratkezelő szoftver gondoskodik a felülhitelesítési feladatok ütemezéséről. Ezzel kiiktatható egy veszélyes jogkövetkezményeket rejtő hibaforrás, amiben az ügyintézőknek kell számon tartaniuk, hogy meddig érvényesek az aláírások.
A papíralapú dokumentum helyét idővel átveszi az elektronikus irat. Állítsa be már most az ehhez szükséges megoldáscsomagot az e-sign modullal! A DMS One szakemberei az elektronikus hitelesítési folyamatok kialakításában is segítségére lesznek tanácsaikkal.