Cégkapu egy kattintással

Mellőzhetik a bonyolult, webfelületen keresztüli cégkapuhasználatot azok, akik a DMS One dokumentumkezelő és e-ügyintézési rendszereivel gondozzák dokumentumaikat.

További információt kérek

 

Miért kötelező a Cégkapu használata a gazdálkodó szervezeteknek?

A cégkapu (CKP) egy 2018. január 1-je óta kötelezően használandó hivatalos kommunikációs csatorna, ami a gazdálkodó szervezetek számára megfelelő biztonságot nyújt az elektronikus közhivatali ügyintézéshez. A szolgáltatást az állam a NISZ Zrt.-n keresztül ingyenesen biztosítja. A vállalatok a cégkapun keresztül kötelesek hivatalos levelezést folytatni az illetékes hatóságokkal, pl. NAV, önkormányzatok, NÉBIH, MEKH, Rendőrség, Fogyasztóvédelem, Nemzeti Adatvédelmi és Információbiztonsági Hivatal (NAIH) stb., mely során a hivatalos levelezés mellett a küldés és átvétel tényét, valamint időpontját hivatalosan igazoló feladási és letöltési (rosszabb esetben meghiúsulási) igazolás hosszú távú hiteles tárolása is kiemelt jelentőséggel bír.

Az állam által ingyenesen biztosított cégkapu szolgáltatás alapesetben egy webfelület, ahová be kell jelentkezni, ha szeretnénk feladni valamit vagy letölteni egy beérkező küldeményt.

Ha egy gazdálkodó szervezetnek sok ügye akad az illetékes szervekkel, tömeges dokumentumforgalommal szembesül. Ez esetben a Cégkapu manuális használata bonyolult, üzenetvesztéshez, fontos határidők elmulasztásához vezethet.

A szoftver saját felületén teszi elérhetővé a cégkapu szolgáltatást. Egyedülálló módon képes a küldeményekkel és igazolásokkal kapcsolatos feladatok automatizálására. Kifinomult jogosultságkezelést kínál, és már a letöltésnél szortírozhatóvá teszi a küldeményeket. A DMS One rendszerei további erőforrást szabadítanak fel azzal, hogy a dokumentumokkal kapcsolatos munkát a megfelelő kollégához delegálják.

Miért fontosak a határidők a cégkapu üzenetkezelésnél?

Az üzenetekhez kapcsolódó joghatás miatt. A cégkapu hivatalos elérhetőségnek számít, az ide kézbesített küldemény kézbesítettnek minősül akkor is, ha a címzett kétszeri értesítés ellenére sem vette át. A joghatás a második értesítést követő ötödik munkanapon élesedik.

A dokumentumkezelő és elektronikus ügyintézési rendszerek piacán vezető DMS One Zrt. kidolgozta a megoldást az ilyen helyzetekre.

Cégkapu kezelése a DMS One dokumentumkezelő rendszerével

A DMS One rendszereit használó cégek esetében nincs időveszteség a cégkapus műveleteknél. A szoftver közvetlenül csatlakozik az állami szolgáltatáshoz, így a cégkapuban megjelenő üzeneteket, küldeményeket és igazolásokat képes automatikusan a céges dokumentumokhoz rögzíteni. Ezzel megszűnik a cégkapu szigetszerű jellege, a közhivatali levelezések és küldemények folyamatosan a figyelem központjában maradhatnak.

Küldési folyamat:

  • Az előkészített (elektronikusan aláírt, akár több csatolmánnyal is ellátott) üzenetet a szoftver a cégkapu számára megfelelő formátumba konvertálja.
  • A kész üzenetet feltölti a Cégkapura.
  • A cégkapun keresztül küldött üzenet megérkezik a közhivatal hivatali kapujába.
  • A hivatal letölti az üzenetet.
  • Technikai üzenetek: a cégkapura érkező kézbesítési és letöltési igazolásokat a rendszer fogadja és automatikusan a megfelelő dokumentumokhoz csatolja.

Fogadási folyamat:

  • A hivataltól érkező üzenet megérkezik a cégkapu fiókba.
  • A rendszer kattintásra, vagy ütemezetten automatikusan letölti, majd kicsomagolja azt az előre beállítható szűrőfeltételek szerint.
  • A szoftver az előre meghatározott szabályok alapján képes annak a munkatársnak továbbítani az üzenetet, akinek feladata van vele.Az iratkezelő az előre meghatározott szabályok szerint annak a munkatársnak továbbítja az üzenetet, akinek dolga van vele.
  • Az üzenet megérkezik az illetékeshez.
  • A levelet a rendszer hitelesen tárolja a cég igényeinek és a hatályos jogszabályoknak megfelelően.



Kattintson!

A cégkapus küldemények kezelése a rendszerben

A cégkapuról letöltött, beérkezett küldeményekről jól átlátható, strukturált tájékoztatást nyújt a szoftver az alábbi bontásban:

  • Hány db került az érkeztetés menübe;
  • Mennyi üzenet került automatikus feldolgozásra;
  • Hány igazolás érkezett és az milyen típusú

A DMS One szoftvereiben a cégkapus küldési és fogadási jogosultság különválasztható. Bizonyos felhasználóknak csak küldési, másoknak csak fogadási jog, megint másoknak küldési és fogadási jog is beállítható cégkapunként külön szabályozva. Így a vállalat vagy cég működése felelősen és tökéletesen leképezhető. A rendszer mindig meg is vizsgálja ezt a jogosultságot, példaként hogy a kézbesítésre kijelölt munkatársnak van-e a kiválasztott külső rendszerre (pl. hivatali kapura) küldési jogosultsága. Ez a megoldás még egy biztosíték arra, hogy ne keletkezzenek elkésett vagy elveszett küldemények.

A gépi cégkapu kapcsolat nagy adat- és dokumentumforgalom kiszolgálására képes. Időt takarít meg, amit a felhasználók az üzenetek tartalmi feldolgozására vagy olyan teendőkre fordíthatnak, ahol a humánerőforrás nélkülözhetetlen.

A DMS One a felhasználók ezreinek tapasztalatait figyelembe véve a végletekig tökéletesíti rendszereit:

  • Előre beállítható, hogy milyen típusú dokumentumokat ne töltsön le automatikusan a rendszer, illetve ne tölthessen le az adott felhasználó vagy felhasználói csoport. Ezzel a cégkapus üzenet akár egy másik szakrendszer, illetve felhasználó vagy felhasználói csoport számára marad elsődlegesen elérhető.
  • A kifinomult jogosultságpolitikának köszönhetően beállítható az is, hogy bizonyos felhasználók vagy felhasználói csoportok ne láthassanak minden cégkapura érkezett küldeményt. Így az érzékenyebb adatokat vagy ügyeket érintő üzeneteket csak az láthatja, aki arra jogosult, az általános felhasználók előtt pedig ezek rejtve maradjanak.

A DMS One rendszerei úgy használják a Cégkaput, hogy közben automatikusan logikus dokumentumstruktúrát építenek. Minden levél, csatolmány, űrlap és technikai üzenet a helyére kerül a gazdálkodó szervezet anyagai között. Ezzel a dokumentumok kötelező megőrzése is megvalósul költséges fizikai irattárak létrehozása és fenntartása nélkül. A dokumentumkezelő szoftver, mint digitális irattár a könnyű visszakereshetőségről is gondoskodik.

A Cégkapu a gazdálkodó szervezetek egyetlen útja a közhivatalok felé. Aki felkészületlenül kezdi használni, annak sok fejtörést és erőforrás-veszteséget okoz. A DMS rendszerein keresztül megvalósuló cégkapus ügyintézés viszont ennek az ellenkezőjét eredményezi: egy automatizált és átlátható rendszert, amely erőforrást takarít meg és nullára csökkenti a mulasztások és hibák lehetőségét.

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

Kapcsolatfelvétel Demókérés