Cégkapu teendők nélkül – mindent a szoftver intéz

Mellőzhetik az egyébként kötelező Cégkapu használat műveleteit azok a felhasználók, akik a DMS One rendszereivel kezelik a dokumentumaikat. A szoftver egyedülálló módon teljesen automatikusan végzi a kapun keresztül haladó üzenetekkel, vevényekkel és igazolásokkal kapcsolatos feladatokat. A DMS One dokumentumkezelői további erőforrást szabadítanak fel azzal, hogy a dokumentumokkal kapcsolatos munkát a megfelelő kollégához delegálják.

További információt kérek

 

A cégkapu hivatalos kommunikációs csatorna leírás

A Cégkapu az a hivatalos kommunikációs csatorna, amely a gazdálkodó szervezetek számára megfelelő biztonságot nyújt az elektronikus közhivatali ügyintézéshez. A szolgáltatást az állam a NISZ Zrt.-n keresztül ingyenesen biztosítja. Például elküldheti adóbevallását a NAV hivatali kapujára, majd letöltheti a benyújtásáról szóló igazolást, hogy aztán a bevalláshoz csatolja azt.

Ha egy gazdálkodó szervezetnek sok dolga van az elektronikus ügyintézést biztosító szervekkel, a tömeges üzenet- és dokumentumforgalom miatt nehézkessé válik a Cégkapu manuális használata.

A dokumentumkezelő szoftverek piacán vezető DMS One Zrt. kidolgozta a megoldást az ilyen helyzetekre.

A DMS One rendszereit használó gazdálkodó szervezeteknél nem veszítenek időt a cégkapus műveletekkel, mert gépi interfészes kapcsolattal a szoftver automatikusan és tömegesen végzi azokat. Például a technikai üzenetekkel, vevényekkel nincs is dolguk a kollégáknak, a dokumentumkezelő ugyanis magától letölti majd a megfelelő irathoz csatolja azokat.

A gépi interfész nagy adat- és dokumentumforgalom kiszolgálására képes. Időt takarít meg, amit a felhasználók az üzenetek tartalmi feldolgozására vagy olyan teendőkre fordíthatnak, ahol a humánerőforrás nélkülözhetetlen.

Küldésnél:

  • Az előkészített (elektronikusan aláírt, csatolmányokkal ellátott) üzenetet az iratkezelő rendszer a Cégkapu számára megfelelő formátumba konvertálja.
  • A kész üzenetet feltölti a Cégkapura.
  • A cégkapun keresztül küldött üzenet megérkezik a hivatal hivatali kapujába.
  • A hivatal letölti az üzenetet.
  • Technikai üzenetek: a cégkapura érkező hiteles feladási és letöltési (ritkább esetben meghiúsulási) igazolásokat a rendszer automatikusan fogadja és azokat a megfelelő dokumentumhoz csatolja.

Fogadásnál:

  • A hivataloktól érkező üzenet megérkezik a Cégkapu fiókba.
  • Az iratkezelő gépi interface csatlakozással automatikusan letölti majd kicsomagolja azt.
  • Az iratkezelő az előre meghatározott szabályok szerint annak a munkatársnak továbbítja az üzenetet, akinek dolga van vele.
  • Az üzenet megérkezik az illetékeshez.
  • Technikai üzenetek: az üzenet cégkapuról történő letöltéséről, átvételéről az iratkezelő automatikusan kiállítja és elküldi a visszaigazolást.

A DMS One rendszerei úgy használják a Cégkaput, hogy közben logikus dokumentumstruktúrát építenek. Minden levél, csatolmány, űrlap és technikai üzenet a helyére kerül a gazdálkodó szervezet anyagai között. Ezzel a dokumentumok kötelező megőrzése is megvalósul költséges fizikai irattárak létrehozása és fenntartása nélkül. A dokumentumkezelő szoftver, mint irattár a könnyű visszakereshetőségről is gondoskodik.

A Cégkapu az elektronikus dokumentumok hitelesítését és hitelességének ellenőrzését nem biztosítja. Ez a piaci (Microsec, Netlock) szolgáltatók megoldásaival garantálható.

A Cégkapuhoz azért is érdemes a DMS One rendszerével kapcsolódni, mert a szoftver kezeli az összes elektronikus dokumentumhitelesítési megoldást:

  • A felhasználók Cégkapura küldés előtt elektronikus aláírással láthatják el a dokumentumokat.
  • A Cégkapura érkező üzenetek, dokumentumok elektronikus aláírásainak hitelességét is ellenőrzi a dokumentumkezelő.

Az elektronikus aláírás tehát a dokumentumkezelő szoftver használatával a dokumentumkezelési folyamat szerves részeként valósulhat meg. Ez a mód a lehető legrugalmasabb: az e-aláírás történhet bárhol, ahol az aláíró hozzáfér a dokumentumkezelő rendszerhez. Néhány kattintással egyszerre több ezer dokumentum is aláírható, hiszen az anyagok tömegesen is kijelölhetők a dokumentumkezelő szoftver felületén.

Az elektronikus aláíráson kívül minden más, dokumentumokat érintő tevékenység is menedzselhető a DMS One rendszereiben. Ez a legpraktikusabb mód, ha a dokumentum Cégkapuról érkezik és később azon keresztül is kell továbbítani. Így a házon belüli ügyintézés is teljesen elektronikusan, kontrollált keretek között történhet. A szoftver minden ügynél automatikusan egymás után fűzi a szükséges lépéseket, és mindig annak adja a feladatot, akinek dolga van vele. Így megvalósul az elektronikus folyamatszabályozás, az egyes lépések nyilvántartása és összefogása, az átfutási idő pedig a töredékére csökken.

A Cégkapu a gazdálkodó szervezetek egyetlen útja a közhivatalok felé. Aki felkészületlenül kezdi használni, annak sok fejtörést és erőforrás-veszteséget okoz. A DMS rendszerein keresztül megvalósuló cégkapus ügyintézés viszont ennek az ellenkezőjét eredményezi: egy automatizmust, ami nem igényel különösebb figyelmet, miközben erőforrást takarít meg.



Kattintson!

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

Kapcsolatfelvétel Demókérés