SZERZŐDÉSKEZELÉS · SZÁMLAJÓVÁHAGYÁS · AJÁNLATOK VÉLEMÉNYEZÉSE · BESZERZÉSEK
ENGEDÉLYEZÉSE · SZABADSÁGIGÉNYEK KEZELÉSE · VEZETŐI UTASÍTÁSOK LÁTTAMOZÁSA
Egy korszerű iratkezelő szoftver nem csak az iratkezelés alapműveleteit támogatja. A munkafolyamatok optimalizálásában is segít.
Az intézményeknél számos olyan munkafolyamat zajlik nap mint nap, ami időről időre visszatér és meghatározott szabályok alapján megy végbe. Az iratkezelő rendszerben azokat lehet jól optimalizálni, amelyek alapja valamilyen irat. A DMS One Ultimate DocFlow modulja lehetővé teszi, hogy munkafolyamatokat kapcsoljon dokumentumaihoz.
DOCFLOW MODUL NÉLKÜL
Amikor például egy szerződés többlépcsős munkafolyamaton megy keresztül vagy több szervezeti egység munkáját is érinti egyszerre, a folyamat lépései és a felelősségi körök összemosódnak. Papír alapú vagy e-mailes jóváhagyás esetén lehetetlen követni, hogy az irat kinél állomásozik éppen és miért. Egy ponton túl a véleményezés folyamata is átláthatatlanná válik, ha e-mailek sokaságából próbáljuk kibányászni az értékes információkat. Nehézkessé válik az egyes verziók visszakeresése is: ki, mikor és milyen módosításokat kért a szerződés véleményezésének munkafolyamata során.
DOCFLOW MODULLAL
A munkafolyamatok szoftveres beállításával a véleményezési és jóváhagyási műveletek kontrollált keretek között, automatizáltan történnek. Minden munkafázis a szerződés egyetlen, digitalizált változatához kapcsolódik. Pontosan láthatóvá válik ki, mikor hagyta jóvá az iratot, ki a következő és milyen verziók keletkeztek a folyamat során. Ezek akár évek múltán is visszakereshetők a hozzáfűzött kommentekkel
együtt. A szoftver lehetővé teszi, hogy az adott szerződéshez kapcsolódó egyéb iratok (megrendelő, számla, teljesítési igazolás, szállítólevél… stb.) is kéznél legyenek.
Csak egyszer kell alaposan átgondolnunk az ismétlődő intézményi munkafolyamatokat. Az ezekre
létrehozott workflow sablonokat a későbbiekben bármikor elővehetjük. A rendszer minden ügynél automatikusan egymás után fűzi a szükséges lépéseket, és mindig annak adja a feladatot, akinek dolga van vele, tehát végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. Így megvalósul az
elektronikus folyamatszabályozás, az egyes lépések nyilvántartása és összefogása, az átfutási idő pedig
a töredékére csökken.
A sablonok használata ugyanakkor nem kötelező, az újonnan felmerülő munkafolyamat igényeket is könnyedén összállíthatjuk. A szerződések jóváhagyásának lehetséges útjai a DMS One iratkezelő rendszerében DocFlow modul használatával.
A felhasználók – jogosultságuknak megfelelően – informálódhatnak a munkafolyamatok pillanatnyi
állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről.
A DocFlow modullal a folyamat végén keletkező irathoz igény esetén záró fedlap is készíthető, amely összegzi, hogy milyen szakterületről, ki, mikor, milyen kommenttel hagyta jóvá a dokumentumot. A folyamatok végén igazolások (pl.: számlajóváhagyások) is generálhatók, amelyek az eredeti irattal együtt (Integrációs szerver modul használatával) átadhatók bármely, az iratkezelő szoftverhez kapcsolódó szakrendszernek (például egy vállalatirányítási rendszernek, mint az SAP, a Forrás az SQl, a LIBRA, az ecoStat vagy a GD Edwards).
A DocFlow modul azonnal bekapcsolható, nincs szükség az egyedi fejlesztésekre jellemző több hetes specifikációs majd hónapos fejlesztési és tesztelési körökre.
A DMS One Zrt. több mint 20 éve támogatja megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok között kiemelt figyelmet fordítunk a szerződéskezelés, a számlajóváhagyás problémáira és a folyamatok elektronikus menedzselésére. Szoftverünket több mint 70 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük pénzügyi, ügyfélkapcsolati, HR és irodai szoftverekkel is. Hisszük, hogy kiforrott bevezetési módszertanunk, valamint tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége 100%-ban sikeres bevezetést eredményez. Önnek is segíthetünk?