DOCFLOW MODUL – Időpazarlás helyett folyamatszabályozás

SZERZŐDÉSKEZELÉS · SZÁMLAJÓVÁHAGYÁS
AJÁNLATOK VÉLEMÉNYEZÉSE · BESZERZÉSEK
ENGEDÉLYEZÉSE · SZABADSÁGIGÉNYEK KEZELÉSE
VEZETŐI UTASÍTÁSOK LÁTTAMOZÁSA

Egy korszerű dokumentumkezelő szoftver nem csak az iratkezelés alapműveleteit támogatja.
A munkafolyamatok optimalizálásában is segít.

A vállalatoknál számos olyan munkafolyamat zajlik nap mint nap, ami időről időre visszatér és meghatározott
szabályok alapján megy végbe. A dokumentumkezelő rendszerben azokat lehet jól optimalizálni, amelyek alapja
valamilyen dokumentum. A DMS One Ultimate DocFlow modulja lehetővé teszi, hogy munkafolyamatokat kapcsoljon
dokumentumaihoz.

DOCFLOW MODUL NÉLKÜL

Amikor például egy szerződés többlépcsős munkafolyamaton megy keresztül vagy több szervezeti egység munkáját is érinti egyszerre, a folyamat lépései és a felelősségi körök összemosódnak. Papír alapú vagy e-mailes jóváhagyás esetén lehetetlen követni, hogy a dokumentum kinél állomásozik éppen és miért. Egy ponton túl a véleményezés folyamata is átláthatatlanná válik, ha e-mailek sokaságából próbáljuk kibányászni az értékes információkat. Nehézkessé válik az egyes verziók visszakeresése is: ki, mikor és milyen módosításokat kért a szerződés véleményezésének munkafolyamata során

DOCFLOW MODULLAL

A munkafolyamatok szoftveres beállításával a véleményezési és jóváhagyási műveletek kontrollált keretek között, automatizáltan történnek. Minden munkafázis a szerződés egyetlen, digitalizált változatához kapcsolódik. Pontosan láthatóvá válik ki, mikor hagyta jóvá a dokumentumot, ki a következő és milyen verziók keletkeztek a folyamat során. Ezek akár évek múltán is visszakereshetők a hozzáfűzött kommentekkel együtt. A szoftver lehetővé teszi, hogy az adott szerződéshez kapcsolódó egyéb iratok (megrendelő, számla, teljesítési igazolás, szállítólevél… stb.) is kéznél legyenek.

További információt kérek

 

A DOCFLOW MODUL AUTOMATIZÁLT MEGOLDÁSAI LEHETŐVÉ TESZIK A MUNKAFOLYAMATOK LERÖVIDÍTÉSÉT.

Csak egyszer kell alaposan átgondolnunk az ismétlődő vállalati munkafolyamatokat. Az ezekre létrehozott workflow sablonokat a későbbiekben bármikor elővehetjük. A rendszer minden ügynél automatikusan egymás után fűzi a szükséges lépéseket, és mindig annak adja a feladatot, akinek dolga van vele, tehát végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. Így megvalósul az elektronikus folyamatszabályozás, az egyes lépések nyilvántartása és összefogása, az átfutási idő pedig a töredékére csökken. A sablonok használata ugyanakkor nem kötelező, az újonnan felmerülő munkafolyamat igényeket is könnyedén összeállíthatjuk. A szerződések jóváhagyásának lehetséges útjai a DMS One dokumentumkezelő rendszerében DocFlow modul használatával:

 

 

Kattintson!

 

A felhasználók – jogosultságuknak megfelelően – informálódhatnak a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről.

 

MILYEN TOVÁBBI ELŐNYÖKKEL JÁR A DOCFLOW MODUL HASZNÁLATA?

  • A munkafolyamatokat vizuálisan is nyomon követhetővé teszi az iratkezelő rendszerben.
  • Beállíthatóvá teszi, hogy egy döntési szinten hány szereplő egyetértése szükséges.
  • Vezetői kontrollt biztosít az egyes munkafolyamatokhoz.
  • Kezeli a helyettesítéseket, így kiküszöböli a munkafolyamatok megakadását.

A DocFlow modullal a folyamat végén keletkező dokumentumhoz igény esetén záró fedlap is készíthető, amely összegzi, hogy milyen szakterületről, ki, mikor, milyen kommenttel hagyta jóvá a dokumentumot. A folyamatok végén igazolások (pl.: számlajóváhagyások) is generálhatók, amelyek az eredeti irattal együtt (Integrációs szerver modul használatával) átadhatók bármely, az iratkezelő szoftverhez kapcsolódó szakrendszernek (például egy vállalatirányítási rendszernek, mint az SAP, a Forrás az SQl, a LIBRA, az ecoStat vagy a GD Edwards).

A DocFlow modul azonnal bekapcsolható, nincs szükség az egyedi fejlesztésekre jellemző több hetes specifikációs majd hónapos fejlesztési és tesztelési körökre.

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

Kapcsolatfelvétel Demókérés