E-SIGN MODUL – Toll és papír nélkül hitelesen egy mozdulattal tömegesen

Az elektronikus ügyintézés térhódításával megjelentek a teljes életciklusukban kizárólag elektronikus formában létező dokumentumok, illetve a papíralapú dokumentumok hiteles elektronikus másolatai. A papíralapú ügyintézés hátrányai egyre nyilvánvalóbbak, noha a gyakorlatban továbbra is meghatározó szerepet tölt be. Becslések szerint országos szinten évente nagyjából 80 milliárd forintot emészt fel a feleslegesen papír alapon történő ügyintézés. Ez a tétel a dologi, az infrastrukturális és az extra humánerőforrás költségekből jön össze, ami az alapanyag, a nyomtatás, a tárolás, a logisztika vagy akár a védelem biztosításához kell. A papíralapú ügyintézés drága és körülményes, de mindez megspórolható.

 

A DMS One Ultimate tanúsított iratkezelő rendszer e-sign modullal lehetővé teszi a 100 %-ban elektronikus iratkezelést.

 

Csak a kézi aláírás miatt nem érdemes papírozni. Az e-sign modul segítségével a program felületén elektronikus aláírással és időbélyegzővel láthatók el a dokumentumok, akár tömegesen is. A jogszabályok értelmében egy elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum ugyanolyan hiteles lehet, mint egy papír alapon kiadmányozott irat. Az e-aláírás fajtái joghatás szempontjából:

Minősített elektronikus aláírás: az ilyen aláírással ellátott e-dokumentum teljes bizonyító erejű magánokirat, a sajátkezű aláírással azonos joghatással. Jellemzően BALE eszköz (biztonságos aláírás létrehozó eszköz, mint például egy e-személyi igazolvány) használatával hozzák létre.

Minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás: az ilyen aláírással ellátott e-dokumentum is teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül, ám ez szoftveres, a létrehozásakor nem használnak BALE eszközt.

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: joghatása nem tagadható meg, de egyes jogviszonyokban nem lehet kizárólagosan alkalmazni. Azokban az ügyekben népszerű, ahol elegendő egy szervezeti bélyegző, és bizonyos időközönként nagy tömegben, akár több ezres mennyiségben keletkeznek kimenő dokumentumok.

További információt kérek

 

AZ ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁSBAN REJLŐ LEHETŐSÉGEKETCSAK DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZEREK HASZNÁLATÁVAL LEHET KIAKNÁZNI

Az elektronikus hitelesítés önmagában hiábavaló, csak akkor van értelme, ha egy szintén elektronikus folyamathoz, szoftveres dokumentumkezeléshez kapcsolódik. A elektronikus hitelesítési lehetőségek, aláírások, időbélyegzők integrált kezelése ezért a dokumentumkezelő rendszerek egyik legfontosabb funkciója. Az elektronikus aláírás történhet mind a piaci szolgáltatók által kínál termékekkel, mind az állami szolgáltató megoldásával.

A DMS ONE ULTIMATE MINDEN E-ALÁÍRÁS FORMÁT ÉS MEGOLDÁST KEZEL, LEGYEN AZ AKÁR:

  • személyes, céges, szervezeti aláírás, elektronikus bélyegző
  • minősített elektronikus, minősített fokozott biztonságú, fokozott biztonságú aláírás
  • piaci szolgáltatás (Netlock/Microsec) vagy állami dokumentumhitelesítés (AVDH DHSZ, GovCA)

A fejlődő e-ügyintézési környezet is megköveteli, hogy az alkalmazott dokumentumkezelő rendszer integráltan kezelje az elektronikus hitelesítési megoldásokat. Az 2015. évi CCXXII. törvény értelmében ugyanis Magyarországon az ügyfeleknek joguk van ügyeiket elektronikus úton intézni. Az elektronikus aláírások egységes, európai szintű szabályozása, az eIDAS rendelet pedig azt írja elő, hogy bizonyos minősített tanúsítványokat meghatározott joghatással minden EU tagállamban kötelező elfogadni.

AZ E-SIGN MODUL HASZNÁLATÁNAK TOVÁBBI ELŐNYEI:

  • Folyamatba integrált aláírás: A hitelesítési mozzanat a dokumentumkezelő szoftveren belül végezhető el. Nincs szükség papírmunkára vagy más programok használatára.
  • Helyfüggetlen aláírás: Az aláírás bárhol megvalósulhat, ahol hozzáfér a dokumentumkezelő rendszerhez. Nem kell feltétlenül az irodában tartózkodnia, lehet éppen szabadságon is.
  • Tömeges aláírás: Egyszerre aláírhat akár több ezer iratot. A program felületén az aláírandó dokumentumokat tömegesen is kijelölheti, ezután pedig néhány kattintással elkészíthető az elektronikus aláírás.
  • Vezetői kontroll: Tengernyi aláírandó dokumentum esetében sincs szükség külső segítségre. A vezető önállóan és gyorsan végezhet minden aláírnivalóval, így a kontroll végig biztosított.
  • Iratbetekintés azonnal: A dokumentumkezelő szoftver lehetővé teszi, hogy az aláírásra váró irathoz kapcsolódó egyéb dokumentumok is rendelkezésre álljanak. Nincs szükség a papírok vagy e-mailek hosszadalmas keresgélésére. Az egyes ügyekben nyilvántartásba vett levelezésekbe, igazolásokba, számlákba vagy éppen a korábbi iratverziókba azonnal betekinthet.
  • Papírmentes üzemmód: Ha mellőzi a felesleges papírpéldányokat, azzal nem csak spórol, de környezetéért is sokat tesz.
  • Postai ügyintézés mellőzése: Ha az elektronikus dokumentumot e-aláírással és időbélyeggel ellátva küldik el az ügyfélnek, elfelejtheti a postázási költségeket és a sorbanállást.
  • Egyszerű és olcsó raktározás: A dokumentumkezelő szoftver biztosítja az iratok hosszútávú megőrzést, így nem kell költséges, fizikai irattárakat létrehozni és fenntartani.

AZ ELEKTRONIKUS IRATOK ÚTJA E-SIGN MODULLAL KIEGÉSZÍTETT DMS ONE ULTIMATE RENDSZERBEN

 

 

Felülhitelesítés
Az elektronikusan aláírt dokumentum 8 év után elveszti hitelességét. Amennyiben ezen túl is szüksége van a hiteles elektronikus példányra, felül kell hitelesítenie azt. A dokumentumkezelő szoftver gondoskodik a felülhitelesítési feladatok ütemezéséről. Ezzel kiiktatható egy veszélyes jogkövetkezményeket rejtő hibaforrás, amiben az ügyintézőknek kell számon tartaniuk, hogy meddig érvényesek az aláírások.

Most még időben léphet

A papíralapú dokumentum helyét idővel átveszi az elektronikus irat. Állítsa be már most az ehhez szükséges megoldáscsomagot az e-sign modullal! A DMS One szakemberei az elektronikus hitelesítési folyamatok kialakításában is segítségére lesznek tanácsaikkal.

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

Kapcsolatfelvétel Demókérés