HIVATALI KAPU – Az ügyes e-ügyes

A digitális megoldások egyre nagyobb teret hódítanak a közigazgatásban: önkormányzatok, egészségügyi, oktatási, kulturális intézmények, az igazságszolgáltatás szervei, kormányzati háttérintézmények és hatóságok tömegesen teszik elektronikussá munkafolyamataikat. Többségüknél ezt törvény írta elő. A kötelező fejlesztéseket csak kezdetben fogadta fanyalgás, az e-ügyintézésben rejlő potenciált ugyanis könnyű felismerni, a digitális megoldásokat pedig
megkedvelni.

A 2015. évi CCXXII. törvény értelmében 2018. január 1-je óta az állampolgárok jogosultak, a gazdálkodó szervezetek pedig kötelezettek az elektronikus kapcsolattartásra. Az elektronikus ügyintézést ezzel együtt a közigazgatási szervek széles körének kellett bevezetni.

Az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervnek a többi között biztosítaniuk kell:

    • az ügyfelekkel folytatott, hiteles, elektronikus kommunikációt,
    • a kommunikációban résztvevő iratok hitelesítését vagy hitelességének ellenőrzését,
    • az elektronikus űrlapok kezelését

További információt kérek

 

MIRE JÓ A HIVATALI KAPU?

A Hivatali Kapu az a digitális tartomány, amelyen keresztül a különböző hivatalok hitelesen fogadhatnak elektronikus üzeneteket, illetve saját elektronikus üzeneteiket a hitelesen azonosított ügyfelekhez (állampolgárokhoz, cégekhez és más hivatalokhoz) juttathatják el. Az elektronikus ügyintézés csak hivatali kapu használatával valósítható meg a közigazgatásban. Egy szerv akár több hivatali kapuval is rendelkezhet.

A DMS One iratkezelő rendszere képes csatlakozni a hivatali kapukhoz, és az e-ügyintézést automatikus megoldásokkal is segíti.

A szoftver és a szervezet hivatali kapuja között gépi kapcsolat jön létre. Az interfész képes a nagy adatilletve dokumentumforgalom kiszolgálására. Ezen a csatornán az üzenetek nagy részének fogadása és küldése tömegesen, emberi beavatkozás nélkül történik. A kapcsolódó adminisztrációs illetve ellenőrzési feladatok végrehajtása is automatikus.
Például:

  • A DMS One iratkezelője letölti a hivatali kapuról a küldeményeket – akár tömegesen is -, majd érkezteti, iktatja, és a megfelelő szabályok beállításával ügyintézőre szignálja azokat.
  • A beérkező elektronikus iratok elektronikus aláírásait és időbélyegzőit is automatikusan ellenőrzi az iratkezelő.
  • A kimenő iratokat a rendszer automatikusan feltölti a hivatali kapura, majd fogadja a visszaérkező vevényeket, igazolásokat a kézbesítésről, és azokat az irathoz csatolja.

A Hivatali Kapu tehát lehetőséget biztosít a szervezetek számára, hogy ügyeiket egyszerűbben, gyorsabban, valamint a papírhasználat kiiktatásával folytassák le. Az e-mailen keresztüli kommunikációval szemben ráadásul itt védett csatornán, bizonylatoltan történik az információcsre, ugyanúgy mint a postai tértivevény esetében. Ez kizárja a későbbi letagadhatóságot, és mindez úgy valósul meg, hogy a papíralapú ügyintézés többletköltsége (a tértivevény) megspórolható.

 

A DMS One iratkezelő rendszere az elsők között csatlakozott a Szabályozott Elektronikus
Ügyintézési Szolgáltatásokhoz, így a Hivatali Kapuhoz is

Az iratkezelő a már megszokott elektronikus ügyindítási mód (ÁNYK) mellett az innovatív elektronikus űrlap technológiákat is támogatja. Kezeli az ePapír, az iForm és az eHR form szolgáltatásokat. Az űrlapok strukturált adatait automatikusan feldolgozza.

A DMS One szoftvere egyszerre több hivatali kapuhoz is kapcsolódik. Ezek mindegyike külön jogosultságcsoporthoz rendelhető. Beállítható, hogy ki férhessen hozzá és ki ne az adott kapuról érkező iratokhoz.

A hivatali modullal kiegészített iratkezelő tovább csökkenti az adminisztrációs terheket, és felgyorsítja az eljárásokat. Az óriási dokumentumtömegek automatikus kezelése főnyeremény a közigazgatásban. A megspórolt idő olyan munkafolyamatokra – például döntéshozatalra, döntéselőkészítésre – fordítható, amelyekben a humánerőforrás nélkülözhetetlen.

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

Kapcsolatfelvétel Demókérés