Egy sikeres vezető felméri cége kihasználatlan erőforrásait, amelyek veszteséget jelentenek. A humánerőforrás és a gyártókapacitások racionalizálása mellett a munkaszervezésre is érdemes figyelmet fordítani. Az egyre terjedő rendszerintegráció extra erőforrásokat szabadít fel. A szoftverek közötti kommunikáció fejlesztése lerövidít bizonyos munkafolyamatokat.
A rendszerintegráció kora a dokumentumkezelést is elérte, sőt az integrációs trendben a dokumentumkezelés központi szerepet játszik. A munkavégzés ugyanis gyakran dokumentumok alapján történik, egyes területek pedig maguk is iratokat állítanak elő vagy jóváhagynak, véleményeznek, módosítanak valamilyen dokumentumot. A munkafolyamatok támogatásához különböző, jellemzően egymástól független szakrendszereket használnak:
• vállalatirányítási rendszerek
• pénzügyi szakrendszerek
• HR rendszerek
• speciális intézményi szakrendszerek
• ügyféladatbázis-kezelő rendszerek
• ipari és kereskedelmi rendszerek
• minőségbiztosítási rendszerek
A szakrendszerek hatékony használatához tehát gördülékeny iratkezelési közreműködésre van szükség. Ez
az igény hívta életre a dokumentumkezelő szoftverekkel történő integrációt. A rendszerek összehangolása
azonban sok buktatót tartogat. Nem mindegy, hogy mit választ.
Az integrációs modul bekapcsolásával egységes infrastruktúra jön létre. A szakrendszerek összekapcsolódnak, megszűnik a szigetszerű működés.
“A pénzügyi osztályon dolgozó kollégák minimum napi egy órát takarítanak meg azzal, hogy már nem kell a számlákkal a jóváhagyókat személyesen megkeresniük, csak egyszerűen feltöltik azokat a dokumentumkezelő rendszerbe, a jóváhagyás pedig – ami eddig 8 napot vett igénybe – most akár 1-2 órán belül megvalósulhat.”
Török László, irattári szolgáltatások üzletágvezető Trenkwalder Személyzeti Szolgáltató Kft.
Ön se végeztesse el kétszer ugyanazt a munkát, használja ki jobban rendszereit! Az adatszinkronizációnak köszönhetően a szakrendszer számára azonnal elérhető a dokumentumkezelő szoftverben rögzített információ, és fordítva.
Spóroljon a kattintásokkal! A dokumentumkezelő rendszerbe való belépés nélkül is megnyithatja a szükséges dokumentum képét. Felejtse el a programok közötti váltást, a ki- és belépdelést és használja a szakrendszer felületén megjelenő dokumentumkezelő modult!
A dokumentumkezelő rendszer a külső rendszerek egyedi azonosítóit is nyilvántartja, sőt az ügyfél igénye szerint meghatározott speciális információkat is kezeli a szakrendszer felé.
A DMS One Zrt. több mint 20 éve támogatja megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok között kiemelt figyelmet fordítunk a szerződéskezelés, a számlajóváhagyás problémáira és a folyamatok elektronikus menedzselésére. Szoftverünket több mint 70 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük pénzügyi, ügyfélkapcsolati, HR és irodai szoftverekkel is. Hisszük, hogy kiforrott bevezetési módszertanunk, valamint tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége 100%-ban sikeres bevezetést eredményez. Önnek is segíthetünk?