A jó szabályzatot már a készítése során megismerik és véleményezik az érintettek, hatálybalépését követően pedig könnyen kereshető és hozzáférhető a normaszöveg. Mindezek a DMS One szabályzatkezelő rendszerével az eddigieknél egyszerűbben kezelhetők.
A szabályzatok elkészítése, naprakészen tartása egy olyan bonyolult, több szakterület összehangolt munkáját igénylő folyamat, amely szoftveres támogatást igényel. Szabályzatkezelő rendszerünket egy professzionális workflow-rendszer alapjaira építettük fel, így képes lekövetni az egyszerű és a strukturált szabályzatalkotási folyamatokat is. A véleményezések elbírálása és visszakeresése, a szabályzatverziók kezelése, az elkészült szabályzatok publikálása és nyilvántartása, visszakeresése a DMS One szabályatkezelő rendszerével a végletekig egyszerűsíthető, a szoftver minden ésszerűsítési lehetőséget megad ehhez a munkához.
A szabályzatok teljes életpályáját (sablonok, véleményezések, jóváhagyások, módosítások) nyilvántarthatja és figyelemmel kísérheti rendszerünkkel.
A szabályzatok megalkotását, jóváhagyását workflow sablonok segítségével grafikusan is leképezhetjük, így pontosan látható, hogy a folyamat éppen holt tart, ki dolgozik vele.
A szabályzatok között a hozzájuk társított metaadatok (pl.: szabályzat fajtája, típusa, jellege, készítője, aláírója, érvénybelépés napja, érvénytelenítés dátuma, tárgyszavak stb.) alapján hiánytalan találati listát adó keresések indíthatók.
A szabadszöveges kereséssel a joganyagok belső tartalma is böngészhető a rendszerben.
A többdimenziós jogosultságpolitikának köszönhetően beállítható, hogy mindenki csak a munkájához szükséges szabályzatokhoz férjen hozzá.
A rendszer figyelmeztet, ha egy szabályzat felülvizsgálata aktuálissá válik, és a jóváhagyások során is határidőket szab a folyamatban résztvevők számára.
A szabályzatkezelő rendszer fejleszti a szervezetben a jogi-igazgatási kultúrát, az előkészítési tevékenységek támogatásával. Így a folyamatok aktuális státusza nyomonkövethetővé válik, az átfutási idők pedig rövidülnek.
A rendszer használata révén egységes felületen bármikor és bárhonnan mindenki számára hozzáférhetővé válnak a rájuk vonatkozó belső rendelkezések. Nem kell többé hosszasan kutatni az aktuális szabályozás után.
A szabályzatkezelés digitalizációja a szakmai szempontokon túl gazdasági előnyöket is hoz a szervezet számára a megtakarított idő és a szabályozásoknak még jobban megfelelő tevékenységek révén.
A szabályzatok szerkesztése és jóváhagyása során a rendszer egymás után fűzi a szükséges lépéseket, és mindig annak adja a munkaanyagot, akinek dolga van vele, tehát végigvezeti a munkafázisokon az érintetteket. Ezáltal a felelősségi körök és a határidők is egyértelművé válnak.
Az elektronikus szabályzatalkotási folyamat lezárását követően sincs szükség papíralapú, analóg megoldásokra. A kész szabályzat elektronikus aláírása ugyanolyan rendszerbe integrált lehetőség, mint a szabályzat elektronikus kihirdetése pl. e-mailen vagy más elektronikus csatornán keresztül.
Kérjen ajánlatot vagy ingyenes konzultációt szaktanácsadónkkal!
A belső joganyagok (szabályzatok, utasítások, körlevelek, stb.) esetében mind a hatályos, mind a korábbi időállapot szerinti szöveg ismerete szükséges lehet. A DMS One megoldásával elérhető, hogy a joganyagok ne egy vagy több megosztott tárhelyen legyenek szkennelt formátumban, a módosítások pedig ne újabb és újabb dokumentumként jelenjenek meg. Szabályzattárunk biztosítja, hogy a dokumentumok egy egységes rendszerben, strukturáltan legyenek hozzáférhetők a kialakított jogosultsági rendszernek megfelelően. A szabályzatokhoz rendelt leíró adatok mellett magukban a normaszövegekben való keresési lehetőség is biztosított, ezáltal a szükséges információ a legrövidebb idő alatt könnyedén a kollégák rendelkezésére áll.
Több mint 20 éve fejlesztjük rendszereinket, szakértőként követjük a digitális transzformáció napról napra megjelenő megoldásait. Lépést tartunk a rohamos fejlődéssel és erre ösztönözzük ügyfeleinket is. Ebben a munkában minden támogatást (support, tudástár, online oktatások, csoportos szemináriumok, közös tervezés, egyedi fejlesztések) megadunk számukra, mert meggyőződésünk, hogy csak kompetens és magabiztos résztvevőként fordíthatják javukra a digitalizációt. Ilyen egyedi összetételű és magas minőségű szakértői támogatásban csak azok részesülhetnek, akik a DMS One-t választják.
Év tapasztalat
A dinamikusan változó szervezeti és jogszabályi környezethez rugalmasan alkalmazkodunk: stabil szoftverünkkel az előírásoknak való megfelelést prioritásként kezeljük.
Integrációs lehetőség
Szoftverünket több mint 70 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük ügyviteli, pénzügyi rendszerekkel, irodai alkalmazásokkal.
Ügyfél
Ismerjük a vállalatok és az egyes iparágak problémáit. A legkülönfélébb szervezetekbe vezettük már be szoftvereinket, így az Ön vállalata sem jelenthet problémát.
Kezelt dokumentum
Utat mutatunk a digitális átalakulásban! 25 ezer felhasználónk több mint 50 millió dokumentumot kezel évente szoftvereinkkel.
