OFFICE PLUGIN – DMS iratkezelés azonnal, Microsoft rendszerekben

Office Plugin használatával a DMS iratkezelő saját menüje beépül a Microsoft szoftvereibe

A Wordben és Excelben előhívott dokumentum, táblázat DMS rendszerben történő kezelése (iktatása/ nyilvántartása/csatolása)közvetlenül a Microsoft szoftvereiből indítható. Az Outlookkal kezelt e-maileket nem szükséges külön úton átvinni (pl.: lementeni és feltölteni, rosszabb esetben nyomtatni és szkennelni) a dokumentumkezelő rendszerbe. A beépülő menünek köszönhetően közvetlenül a levelezőrendszer felületéről indíthatjuk az e-mailekkel kapcsolatos iratkezelést.

Ha ez a funkció hiányzik a dokumentumkezelő rendszerből, akkor akár e-mailben kap az ügyintéző egy rögzítendő Word, Excel dokumentumot, akár saját maga szerkeszt meg egy ilyen iratot, először biztosan le kell mentenie azt a saját meghajtójára, majd a dokumentumkezelő rendszerbe belépve csatolmányként kell feltöltenie, hogy rögzíthesse azt. Ez a műveletsor gyakran teljesen elmarad vagy csak részben valósul meg, mivel:

• A fájlkezeléssel tarkított programok közötti váltás komplikált, senki sem szereti végigkattintani ezt a folyamatot.
• Az informatikai rendszer lassan hajtja végre a műveletsort.
• Nincs kijelölve átlátható, megbízható, és gyorsan elérhető mentési hely.
• Ha rendelkezésre áll a megbízható és jól strukturált mentési hely, és ide bekerül a dokumentum, akkor a dokumentumkezelőben történő rögzítést már elhagyhatónak ítéli meg az ügyintéző.
• A dokumentum első mentése még megvalósul a dokumentumkezelő rendszerben, az újabb verziók esetében viszont elmarad a feltöltés.

A gyakran ismétlődő, bonyolult és hosszadalmas munkafolyamatokat előbb-utóbb megspórolják a
dokumentumkezeléssel fogalkozó munkatársak. A hézagos dokumentumkezelés hiányos nyilvántartáshoz
vezet, ennek minden hátrányával. Mindezt megelőzheti az Office Plugin használatával, ami közvetlen
iratkezelési lehetőséget biztosít, így rengeteg kattintást és időt spórol.

OUTLOOKBAN:

Ma már általános gyakorlat az e-mailekhez kötődő iratkezelés ugyanúgy,
mint a papíralapú levelek esetében.

 

 

Az Outlookban rögzített e-mailek és csatolmányaik a dokumentumkezelő rendszeren belül elérhetővé válnak. Az Office Plugin következetes használatával tehát készen kapja azt az eszközt is, amellyel egy projekt teljes dokumentációját áttekintheti. Nem kell papírok vagy e-mailek között bogarásznia, ha egy szerződéshez kapcsolódó levelezést, például egy csúszás bejelentést vagy egy akadályközlést szeretne visszakeresni. A dokumentumkezelő szoftverben egy helyen találja a projektekhez kapcsolódó anyagokat, könnyen áttekinthető és böngészhető formában.

Amennyiben DocFlow modullal is rendelkezik, az e-maillel vagy dokumentummal kapcsolatos ügyintézési folyamatot is elindíthatja a Microsoft irodai programjaiból a Workflow sablon kiválasztásával.

WORD ÉS EXCEL ESETÉBEN:

A plugin telepítését követően a Word és Excel alkalmazás menüszalagján is megjelenik az Iktatás gomb. Tehát az iratkezelési művelet indításához nem kell váltania a szoftverek között, nem szükséges átlépni a dokumentumkezelőbe, és ott tallózgatással kiválasztani a szükséges dokumentumot. Miután egy anyag rögzítésre került a dokumentumkezelő rendszerben, a Word és Excel iktatás gombjára kattintva már nem egy új dokumentum jön létre, hanem annak egy új verziója a meglévő szám alá. Így végre leszámolhat a káoszos fájlnevekkel! Nem kell munkanaplónak használnia a névadást, megtalál mindent anélkül is, hogy kiírná:

szerzodes_v13_20190402_vl_tcs_pb_nyontathato_kesz_de_tenyleg_vegleges_igyOK.docx

A Wordben és Excelben felugró iratkezelési programablak a következő műveleteket kínálja: érkeztetés, bontás, szignálás, iktatás, iktatás utáni szignálás.

A DMS One dokumentumkezelő rendszerek további hasznos funkciója, hogy a Word és Excel állományok megnyithatók és szerkeszthetők bennük. Ezzel elkerülhető a dokumentumok letöltése, majd szerkesztés utáni újbóli visszatöltése a dokumentumkezelő szoftverbe. A különböző dokumentumverziók évekkel később is megtekinthetők a rendszerben.

Az Office Pluginnal kiegészített DMS dokumentumkezelő felgyorsítja a munkafolyamatokat. Ezt végül az ügyfelek is megérzik, hiszen ügyeik elintézéséhez kevesebb időre lesz szükség, nem kell annyit várakozniuk.

Az Office Plugin bekapcsolása a központi telepítési lehetőségnek köszönhetően a DMS One ügyfelei számára nem jelent terhet. A modul kész fejlesztés, rendelkezésre áll és akár azonnal indítható. A Microsoft programokba beépülő DMS menüpontok a dokumentumkezelőben megismert felületeket nyitják meg, ezért az ügyintézői kör külön oktatás nélkül tudja ezeket használatba venni.