SZERZŐDÉSTÁR – Tárazza be a hatékonyabb működést

A szerződéskezelés kikerülhetetlen a vállalati működés során, meghatározza a napi munkafolyamatokat. Bizonyos részlegek módosításokkal, véleményezéssel, jóváhagyásokkal alakítják a szerződések tartalmát illetve nyilvántartásba veszik és végigkövetik azok teljesítését. Mások a szerződésekben foglalt adatok alapján ütemezik és teljesítik a feladataikat.

A szerződések életpályája

Amikor a szerződés többlépcsős munkafolyamaton megy keresztül vagy több szervezeti egység munkáját is érinti egyszerre, a folyamat lépései és a felelősségi körök összemosódnak. Ekkor olyan, a napi munkavégzést hátráltató kérdések merülnek fel, mint pl.:

 

Hol tart a szerződés jóváhagyása?

Melyik szerződésverzió érvényes éppen, melyik az utolsó?

Kinél akadt el a dokumentum?

Mennyi idő van a döntéshozatalra?

Milyen véleményt fűzött hozzá a jogász, hol is van az az e-mail?

Miért nincs mellette a kapcsolódó szállítólevél, teljesítési igazolás, számla… stb?

A szerződéseket gyakran Excel táblázatban tartják nyilván, viszont egy jól strukturált, naprakész és egységes adatrögzítéssel felépített Excel tábla sem tudja minden kérdésre a választ. Ha például a szerződéses tartalom több dokumentumon keresztül kereshető csak ki, a ténylegesen hatályos állapot aligha lesz azonnal előállítható egy táblázatból. Egy ennél egyszerűbb lekérdezés, például az egy partnerhez tartozó összes aláírt szerződés listázása is nehézkes, ha papír alapon tárolják és Excel-táblákban tartják nyilván a szerződéseket. A DMS One szerződéstárával viszont jól paraméterezhetők az ilyen lekérdezések. A szoftver a szerződésekkel kapcsolatos munkafolyamatokat is követi, tehát minden lekérdezésnél naprakész adatokból dolgozik.

 

További információt kérek

 

HA NEM AKAR ÁTLÁTHATATLAN TÁBLÁZATOKKAL, FÁJLRENDSZERREL ÉS PAPÍRHEGYEKKEL BÍBELŐDNI

A DMS One igény szerint egységes vagy egyedi fejlesztésű szerződéstárat kínál ügyfeleinek. Az utóbbit főleg a nagyszámú ügyféllel és szerződéssel illetve a sokféle szerződéstípussal dolgozó cégek igénylik. A DMS One az egyedi fejlesztés során felméri a szerződéskezeléssel kapcsolatos feladatokat és szakértői tanácsadást biztosít ezek optimalizálásához. A végeredmény egy testreszabott szerződéstár, amely maximálisan támogatja a munkafolyamatokat.
Mindemellett a szerződéstár hatékonyabbá teszi az olyan vállalatok működését is, ahol nem kötnek tömegesen, több ezres vagy akár tízezres nagyságrendben szerződéseket, a napi rutinhoz mégis hozzátartozik a megkötött vagy a születő szerződésekkel kapcsolatos munka.

 

SZERZŐDÉSTÁR AZ IRATKEZELŐ SZOFTVERBEN

A Szerződéstár modul bekapcsolásával a szerződések elválnak az irattömegtől és kiemelt csoportként jelennek meg a DMS One Ultimate rendszerben. Minden szerződéshez 17+3 tulajdonság rögzíthető, a kezelőfelület külön főmenüben érhető el. Három kísérő adatot az ügyfelek határozhatnak meg saját igényeik szerint, egyedi szerződéstípusaik alapján. A szerződések szkennelt formában kerülnek a szerződéstárba, így bármikor hozzáférhetők a munkafolyamat során, nincs szükség papír alapú példányokra.

 

A FELHASZNÁLÓK ÁTTEKINTHETŐ, KÉNYELMESEN HASZNÁLHATÓ FELÜLETEN VÉGEZHETIK AZ ADATRÖGZÍTÉST.

 

 

Kattintson!

Amennyiben DocFlow modul is rendelkezésre áll dokumentumkezelő rendszeréhez, a véleményezési és jóváhagyási folyamatok kontrollált keretek között, automatizáltan történhetnek. Pontosan láthatóvá válik ki, mikor hagyott jóvá egy adott szerződést, ki a következő és milyen szerződésverziók keletkeztek a folyamat során. Ezek akár évek múltán is visszakereshetők a hozzáfűzött kommentekkel és csatolmányokkal együtt.
A szoftver azt is biztosítja, hogy az adott szerződéshez kapcsolódó egyéb dokumentumok (megrendelő, számla, teljesítési igazolás, szállítólevél… stb.) mindig kéznél legyenek. A beállított 17+3 tulajdonság paraméterezésével lehet keresni a szerződések között. A lekérdezett listák Excel-be exportálhatók.
A DMS One Ultimate rendszer többszintű jogosultságpolitikára ad lehetőséget. Beállítható, hogy a programot használó személyek csak a munkájukhoz szükséges szerződésekhez férjenek hozzá. Így például az érzékeny adatokat vagy az üzleti titkokat tartalmazó szerződéseket csak az arra illetékes kollégák olvashatják.

 

A SZERZŐDÉSTÁRRAL GARANTÁLT A HATÉKONYABB MŰKÖDÉS

Tegye azonnal elérhetővé szerződéseit! Nem csak az új, hanem a korábbi, de még érvényben lévő szerződések is kezelhetők a szerződéstárban. A modul erősíti a vezetői kontrollt, hiszen a lehető leggyorsabban ad információt a szerződések állapotáról. Állítson be automatikus határidő-figyelmeztetéseket, hogy semmilyen szerződésben rögzített lépésről ne csússzon le!
Az egyedi adatmezők meghatározásával speciális riportálási szempontokat is érvényesíthet úgy, hogy ezzel nem ró extra terheket az alkalmazottaira. Az egyedi igények alapján meghatározott kísérő adatok ugyanolyan egyszerűen kérdezhetők le, mint a többi szerződéssel kapcsolatos információ.
Kapcsolja szerződéstárát az üzletmenetben használt pénzügyi, gazdasági ERP rendszerek- hez. Amennyiben Ön integrációs szerver modullal is rendelkezik, lehetősége nyílik arra, hogy például a pénzügyi szoftver felületén nézze meg a szerződés képét és a hozzá kapcsolt dokumentumokat. A művelethez nem kell külön belépnie az iratkezelő szoftverbe.
A DMS One szerződéstára gyakorlati tapasztalatok alapján készült, a modul kialakításához több száz cég, szervezet, hivatal és intézmény munkafolyamatait vizsgálták meg a fejlesztők. A termék készen áll, hogy Önnél is bekapcsoljuk, mindössze a törzsadatok feltöltése szükséges a használatához.

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

Kapcsolatfelvétel Demókérés