Iratkezelési audit

Szabálykövetés kompromisszumok nélkül

Az irat a szervezeti működés fundamentuma. Az ügyek iratokon keresztül ragadhatók meg, az ügyindítás, az ügyintézés állomásai majd a zárás is valamilyen iratban jelenik meg. A sok irattal dolgozó szervezetek napi működését számos ügytípus és többféle, összetett folyamat bonyolítja. Ez egy nagyméretű, területileg tagolt, mégis centralizáltan működő intézmény esetében nehézségeket okoz. A közfeladatot ellátó szerveknek ráadásul szigorú jogszabályi előírásoknak kell megfelelniük.

Az 1995. évi LXVI. törvény és a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a szabja meg az iratkezeléssel kapcsolatos követelményeket.

A szabályok végrehajtásáért, a tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője a felelős.

IRATKEZELÉSI AUDIT

  • A törvényben és a kormányrendeletben meghatározott követelmények teljesítésének részletes szabályait iratkezelési szabályzatban kell rögzíteni.
  • Az iratkezelési szabályzatot évente felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani kell.
  • Gondoskodni kell az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről.
  • Biztosítani kell az iratkezelési segédeszközöket és szoftvereket.
  • Az illetéktelen hozzáférést meg kell akadályozni mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozók esetében.
  • Az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattárat kell kialakítani és működtetni.

A szabályok végrehajtásáért, a tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője a felelős.

Jobb felkészülni, mint megijedni! Ha biztosra akar menni, kérje a DMS One Iratkezelési Audit szolgáltatását.

Egy tanúsított iratkezelő rendszer használata önmagában nem eredményez teljeskörű jogszabályi megfelelést, hiszen a szoftvertől függetlenül az iratkezelési folyamatokban és módszerekben lehetnek hibák. Egy állami számvevőszéki, iratkezelési felügyeleti vagy levéltári ellenőrzés képes rámutatni a legapróbb szabálytalanságra is, ami komoly következményekkel járhat. Tanúsítási eljárásunk során meggyőződhet arról, hogy a szervezeténél megvalósuló ügyiratkezelés mindenben megfelel a jogszabályi előírásoknak. A folyamat végén kiállítjuk az erről szóló tanúsítványt. Az esetleges hiányosságokkal vagy helytelen gyakorlatokkal kapcsolatos módosítási javaslatainkat vizsgálati jelentésbe foglaljuk, amit szintén átvehet az eljárás végén.

Mi történik az Iratkezelési Audit során?

  • Van-e iratkezelési szabályzat a szervezetnél?
  • Az előírások szerint adták-e ki a szabályzatot, gondoskodnak-e a rendszeres aktualizálásáról?
  • A tartalmi követelmények szerint készült-e ez az iratkezelési szabályzat, szerepelnek-e benne az iratkezelés fő szakaszai?
  • Összhangban van-e az iratkezelési szabályzat és a gyakorlatban megvalósuló iratkezelés?
  • Az iratkezelés a központi jogszabályok szerint történik-e?
  • Megfelelően működnek-e a szervezet irattárai?
  • Az iratkezelő szoftver rendelkezik-e a kötelező tanúsítványokkal, és a belső leírásokkal összhangban funkcionál-e?

Az Audit során különös figyelmet fordítunk az alábbi kérdésekre:

  1. Előzetesen egyeztetjük Önnel az Audit ütemezését és kapcsolattartóit;
  2. Feltérképezzük a szervezet felépítését és működési folyamatait;
  3. Információkat gyűjtünk az ott zajló, iratkezeléssel járó munkáról (interjúk speciális módszertan alapján);
  4. Az információszerzést helyszíni vizsgálatok kísérik, melyek során végigkövetjük a dokumentumok életútját és felmérjük a műszaki, technológiai hátteret is;
  5. Végül kiértékeljük az információkat és a tapasztalatokat.

+ 4 érv az Audit mellett

  • Best practice-re épülő gyakorlati megoldások.
  • Kevés ráfordítást igényel ügyfél oldalról.
  • Gyors eredmény várható.
  • Jó alapul szolgálhat egy későbbi, e-ügyintézési auditnak.

Jelentkezzen a DMS One Iratkezelési Auditjára most!

  • Objektív megközelítés
  • 15 + év közigazgatási tapasztalat
  • 3000+ elégedett ügyfél