IRATTÁRAZÓ MODUL – Mindig minden megvan

Azok a cégek, intézmények, amelyek működésében meghatározóak a működés során korábban keletkezett dokumentumok, megpróbálják valahogy nyilvántartani azokat. Az irattárazási segédlet jellemzően egy kezdetleges Excel táblázat, ebben rögzítik a dokumentumok neveit és néhány kísérő adatot. Ez a módszer azonban pontatlan és megbízhatatlan, ezért már egy mindössze több százas nagyságrendű dokumentumtömeg esetében sem érdemes a táblázatos segédletre hagyatkozni.

Az irattározási segédletként használt Excel táblák:

  • nem mutatják meg az irattári dokumentumokat, így nem lehet azokon keresztül tartalmi betekintést
    végezni;
  • nem rögzítik automatikusan a kikéréseket, így csak extra adminisztrációval vagy utánajárással lesz
    nyomon követhető, hogy ki dolgozott korábban egy adott dokumentummal;
  • még a legalaposabb adatfelvitel mellett sem eredményeznek olyan adatbázist, amely pontos és gyors
    lekérdezéseket tesz lehetővé.

A dokumentumkezelő szoftvereken keresztüli nyilvántartás viszont átlátható és hatékony mederbe tereli az irattárazást, és a fenti hiányosságok nélkül egy minden igényt kielégítő iratadatbázis-kezelést tesz lehetővé.

További információt kérek

 

Irattárazó modullal a DMS One rendszerei akármilyen nagy és bonyolult irattár karbantartására képesek.

Az akár sok éve eltárolt dokumentumok is villámgyorsan lekérhetők, sőt a rendszer a dokumentumok irattári életéről (kikérésekről, esetleges változtatásokról) is pontos információkat ad. Az irattárhoz való hozzáférés jogosultságok mentén szabályozható, az irattári aktivitás minden esetben dokumentált.

JÓ HELYEN JÁR, HA IRATTÁRÁHOZ EGYEDI MEGOLDÁST KERES!

Az irattár speciális kezelést kíván

Ahány közigazgatási szerv, intézmény vagy cég, annyiféle irattár. Eltérő iratstruktútákat, különböző rendezési és nyilvántartási elveket találni mindenhol. Két, azonos területen működő szervezet esetében is előfordul, hogy hasonló dokumentumaikról másmilyen kísérő adatokat rögzítenek, mert hagyományaik, szervezeti működésük ezt így alakította ki. Egy valami azonban az összes irattárra igaz: mindenhol rendet lehet tenni.

A DMS One rendszereinek bevezetésekor rugalmasan, az egyedi igények figyelembevételével érvényesítjük az alábbi rendező elveket:

  • Doboz és Mappa szinten kezeljük az irattárba helyezett dokumentumokat.
  • A Dobozokban Mappák helyezhetőek el, sőt a Mappákat Dobozhoz kell rendelni.
  • A Dobozokat az irattárhoz kell rendelni.
  • A Dobozok az irattárak között mozgathatók..
  • A Dobozok az irattáron belül az egyik fizikai tárhelyről a másikra mozgatók akár csoportosan is.
  • A Dobozt Mappa nélkül is létre lehet hozni és kezelni.
  • A Mappák az egyik dobozból a másik dobozba mozgathatók, akár csoportosan is.
  • A Dobozok és a Mappák is metaadatokkal láthatók el.
  • A Fizikai tárhelyek azonosítót kaphatnak, ezek külön kezelhetők metaadat rögzítési lehetőséggel.

Az irattározó modul támogatja a selejtezés megszervezését és automatizálását, és lehetővé teszi a Dobozok és Mappák listázását sokféle jellemző alapján. Továbbá kezeli a Dobozok és Mappák kiadását határidőkkel, illetve automatikus határidő figyelmeztetésekkel.
(A rendszer telepítésekor a DMS One szakemberei – igény esetén – segítséget nyújtanak a korábban, Excel táblában nyilvántartott dokumentum adatok felhasználásához, migrálásához.)

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

Kapcsolatfelvétel Demókérés