Legyen szó akár egy hivatali oldalon kezelt ügyről vagy cégen belüli folyamatról, bárki, aki részt vesz az ügyintézési folyamatban, igyekszik elkerülni a hibalehetőséget rejtő lépéseket. Különösen kellemetlen a rejtett hibaforrás, egy hitelesnek látszó információ, amiről csak később derül ki, hogy használhatatlan. Egy internetes keresővel kinyomozott, helytelen címadat megakaszthatja az ügyet, a rossz címzés pedig nem várt kellemetlenségeket okozhat.
A 100 %-os biztonság csak közhiteles nyilvántartások használatával garantálható.
A közhiteles nyilvántartásokban naprakészen elérhetők az adott ügy szempontjából fontos adatok. A közhitelesség azt jelenti, hogy a nyilvántartás hitelesen tanúsítja a feltüntetett adatok valódiságát és fennállását. Arra szolgál, hogy védje az ilyen nyilvántartásokban bízó személyek jogait.
A hivatalok, szervezetek napi ügyei esetében három közhiteles nyilvántartás használatáról beszélhetünk:
Az online céginformációs szolgáltatás pontosan megmutatja a hazai vállalkozások cégbíróságon bejegyzett hatályos, illetve törölt adatait, pl. működik-e a cég, mi a címe, elérhetősége, vannak-e, illetve hol vannak telephelyei, kik a vezető tisztségviselői, alapítói, mi az adószáma… stb.
A nyilvántartásban a cégadatok a cégbírósági bejegyzéssel egyidőben, késedelem nélkül érhetőek el.
A céginformációs rendszer használata díjköteles, és szerződéskötés is szükséges hozzá. Először az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs Szolgálatával kell szerződést kötni, majd a szolgáltatást nyújtó Microsec Zrt.-vel.
A bárki számára ingyenesen elérhető online adatbázis megmutatja a vállalkozó nevét, a vállalkozás címét (székhely és telephely), tevékenységi köreit, a vállalkozás nyilvántartásba vételének időpontját, a különböző azonosító számait (adó-, statisztikai és nyilvántartási szám) és azt is, hogy működik-e éppen az adott vállalkozás.
A civil szervezeteket a bíróság veszi nyilvántartásba. Ez az adatbázis szintén ingyenes, valamint elérhető online. Kideríthető belőle, milyen típusú a szervezet, működik-e, milyen azonosító számokkal rendelkezik, illetve kik a szervezet képviselői.
A közhiteles nyilvántartások vizsgálatának az elektronikus ügyintézés terjedésével egyre nagyobb szerep jut. A hibátlan munkához érdemes validálni a partnerrel, ügyféllel kapcsolatos adatainkat. Ezek az adatok az ügyintézés során keletkező vagy már meglévő iratokhoz kötődnek.
Az adatellenőrzés akkor lesz a legkényelmesebb, a leggyorsabb és akkor válik rutinszerűvé, ha a dokumentummal kapcsolatos munkafolyamatba integráljuk azt.
A webes lekérdezés túl körülményes: meglévő adatok előkeresésével, azok megadásával, túl sok kattintással és gépeléssel valósítható csak meg. A lekérdezett információk átirányítása is bonyolult: másolgatni vagy menteni kell azokat, majd egy másik felületen előhívni. Éppen ezek azok a kattintások, amiket mindenki szeret megspórolni.
Sok ügy, sok lekérdezendő adat esetén rendkívül időigényes a webfelületen elérhető közhiteles adatbázisok használata.
Az ügyintézési folyamat során kulcsfontosságú DMS One iratkezelő rendszer leegyszerűsíti a lekérdezést. Amennyiben a szoftverhez Közhiteles Adatelérés Modult is telepítettek, a partnerablakon belül egyetlen funkciógomb megnyomásával meghívható a kívánt közhiteles nyilvántartás és a vonatkozó adat.
Amennyiben a felhasználó hasznosnak találja azt, szintén egyetlen kattintással elmentheti a partnerhez. Ez a megoldás sokkal gyorsabb, mint a webfelületen keresztüli monitorozás, emellett a manuális munkavégzés okozta hibalehetőségeket is kiküszöböli
A közhiteles nyilvántartások rendszeres vizsgálata bebiztosítja az ügyintézés sikerességét és kiküszöböli a hibákat. Az elektronikus ügyintézési folyamatokat támogató DMS One iratkezelő rendszer Közhiteles Adatelérés Modulját mindazoknak a közigazgatásban, közfeladat-ellátásban működő szervezeteknek, illetve vállalatoknak (pl.: jogi szolgáltatóknak, tanácsadóknak, bankszektornak) ajánljuk, akiknek partnerei között cégek, egyéni vállalkozók, vagy civil szervezetek nagyobb számban megtalálhatóak.