LIBRA integráció – dokumentumkezeléssel tökéletesített ügyvitel

Az adminisztráció fontos. Információk, adatok nélkül semmit sem érnek a hétköznapi céges vagy intézményi működést támogató célszoftverek. Az adminisztráció ugyanakkor időigényes és monoton, ezért érdemes úgy kialakítani az adatrögzítési folyamatokat, hogy ne kelljen ugyanazt az információhalmazt kétszer vagy akár többször is felvinni a különböző szoftverekbe. A rendszerintegráció korában szerencsére könnyen elkerülhetők az ilyen helyzetek, a szoftverek közötti kommunikáció lerövidíti az adminisztrációs folyamatokat.

A DMS One LIBRA integrációt megvalósító modulja leszámol a többszöri adminisztrációval, és rengeteg erőforrást takarít meg.

A DMS One dokumentumkezelő rendszerei kapcsolódnak az ügyviteli szoftverek piacán népszerű Libra3s-hez és  Libra6i-hez is. Az így létrejövő, gördülékeny dokumentumkezelési közreműködéssel – a többi között – megvalósul: 

– a partnertörzs szinkronizáció

– a minősítések és minősítési osztályok szinkronizációja

– a számlaátadás

A rendszerek összekapcsolásával elkerülhető a szigetszerű működés, egységes infrastruktúra alakul ki. Egy adatot csak egyszer, az egyik szoftverben kell rögzíteni, az integrációnak köszönhetően megvalósul az adatszinkronizálás. Ezután a dokumentumkezelő rendszer és az ügyviteli rendszer az adott témában egyazon adatokat mutatja, nincs eltérés és ebből adódó hibalehetőség.

További információt kérek

 

A DMS One és a Libra szoftvereit a számlaigazoltatási folyamatok egyszerűsítése érdekében is érdemes összehangolni:

A papír alapon vagy e-mailekben történő számlaigazoltatás problémás, a számla a telephelyek, részlegek között elveszhet. Ha valahol elakad egy számla, nehéz kideríteni mi történt, kinél van és miért nem megy tovább.

Amennyiben a dokumentumkezelő rendszer DocFlow modullal is rendelkezik, a számlajóváhagyás folyamata elektronikussá és teljesen automatikussá tehető. A szükséges számlakezelési lépések egymás után fűzésével létrehozott wokflow sablon elindítása után a dokumentumkezelő mindig annak adja a számlát, akinek éppen dolga van azzal. Pontosan láthatóvá válik, hogy ki mikor kapta meg jóváhagyásra, és mikor küldte tovább. A szoftver végül az ügyviteli rendszer számára is megküldi a már igazoltatott számlát akár a folyamatot igazoló melléklettel együtt.

Milyen előnyei vannak még annak, ha a dokumentumkezelő rendszer integráltan működik a vállalatnál vagy intézménynél használt célszoftverekkel?

  • Soha nem látott rendszer alakítható ki a dokumentumok és iratok tengerében. Az anyagokat csak egyszer kell betenni a helyükre, onnantól mindig megtalálhatók, könnyen visszakereshetők, semmi nem veszik el.
  • A különböző szakrendszerekben keletkezett adatok a DMS One szoftverével könnyedén beemelhetők a munkafolyamatokba. A dokumentumkezelő rendszer ráadásul egy olyan vállalati szoftver, ami megfelelő jogosultságkezeléssel az alkalmazottak széles köre számára elérhető.
  • A dokumentumokban foglalt lényeges adatokból, számosorkból olyan adatbázisokat lehet felépíteni a dokumentumkezelővel, amelyek segítenek például egy ártárgyalásra történő felkészülésnél vagy bármilyen döntéshozatalnál.

Az erőforráspazarló folyamatok megfékezésénél tehát érdemes elővenni a dokumentumkezelő rendszert, mivel a munkavégzés alapja rendszerint valamilyen dokumentum. Az egyes egységek, részlegek maguk is írásos anyagokat állítanak elő vagy jóváhagynak, véleményeznek, módosítanak valamilyen dokumentumot. 

A DMS One Zrt. több éves, kiforrott partnerkapcsolatban van a legtöbb szakrendszer, így a Libra ügyviteli rendszerek szállítójával is. Ez még egyszerűbbé teszi a szoftverek összehangolását és a felmerülő speciális igények kezelését.

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

Kapcsolatfelvétel Demókérés