Elektronikus iktatás iktató programmal:
a digitális működés alapja

Tanúsított dokumentumkezelő rendszerünk precízen támogatja az iratkezelés alapfolyamatát az érkeztetéstől, az iktatáson, az ügyintézési feladatokon át a levéltárba adásig. A szoftver egyszerűsített főszámos-alszámos iktatást biztosít, igény szerint beállított metaadat struktúrával. Iktató programunkkal a papíralapú és az elektronikus dokumentumokat is kezelheti.

check-icon

Minden egy helyen

A dokumentum teljes életpályája követhetővé válik, beleértve a nyilvántartást, a verziókat és sablonokat, a jóváhagyásokat és a véleményezéseket.

Kapcsolat

check-icon

Tanúsított iktató rendszer

Megoldásunk teljeskörűen megfelel a 3/2018. (II. 21.) BM rendeletben megfogalmazott követelményeknek, tehát a közfeladatot ellátó szerveknél is alkalmazható iratkezelési szoftver.

Demókérés

check-icon

Villámgyors visszakeresés

Az iratokhoz gondosan rögzített metaadatoknak köszönhetően lesz biztonságos az archiválás, gyors és helyfüggetlen a visszakeresés.

Iratkezelési audit

A DMS One iktató program funkciói a hatékony elektronikus iktatás támogatására

Dokumentumok életciklusának követése – minden egy felületen

A DMS One iktatórendszere a legjobb eszköz arra, hogy irataiból, dokumentumaiból jól használható struktúrát építsen fel attól függetlenül, hogy milyen csatornán keresztül (e-mail, cégkapu, hivatali kapu, posta, futár, stb.), melyik telephelyre vagy szervezeti egységhez érkezik, illetve honnan indul a dokumentum. Ebben a struktúrában könnyen visszakereshető és azonnal elérhető bármely irat.

KAPCSOLAT

Iratkép és kereshető tartalom bárhol, bármikor

Az elektronikus iktatás során nem csak az iratra vonatkozó adatokat adhatja meg, hanem csatolmányként magát az elektronikus dokumentumot, illetve a papíralapú irat szkennelt képét is rögzítheti a nyilvántartásba. A szkennert közvetlenül az iktató rendszerből vezérelheti, nincs szükség más szoftver használatára. A csatolt elektronikus dokumentumok, és OCR technológiával szkennelt anyagok tartalmában szöveges keresések végezhetők.

KAPCSOLAT

Iktatás egy életre

Az iktatás után nyomonkövethetővé válik a dokumentum, annak teljes életútján. Kontrollálható jóváhagyási folyamatok nyílnak meg, összekapcsolódnak az adott ügyhöz vagy témához kapcsolódó iratok. Évek múltán is visszanézhetők a véleményezések során keletkező dokumentumverziók, az irat aktuális verziója pedig mindig könnyen beazonosítható.

KAPCSOLAT

Iktatás Microsoft irodai programok felületéről

Megfelelő bővítménnyel az iktató rendszer beépül a Microsoft szoftvereibe. A Wordben és Excelben előhívott dokumentum, táblázat DMS rendszerbe iktatása közvetlenül a Microsoft szoftvereiből indítható. Az Outlookkal kezelt e-maileket sem szükséges külön úton átvinni (pl.: lementeni és feltölteni) a dokumentumkezelő rendszerbe. A beépülő iktató ikonnak köszönhetően a levelezőrendszer felületéről indíthatjuk az e-mailekkel kapcsolatos iratkezelést.

KAPCSOLAT

Elektronikus folyamatmenedzsment

Az elektronikus iktatás elérhetővé és megoszthatóvá teszi a dokumentumot és annak metaadatait. Innen már csak egy lépés a kapcsolódó ügyintézési vagy core folyamat elektronikus menedzselése. A DMS One iktató programja megfelelő bővítménnyel erre is képes. Nem csak a szignálási és továbbítási munkafolyamatok, a postázáshoz és selejtezéshez kapcsolódó tevékenységek szolgálhatók ki a rendszerrel, hanem komolyabb csoportmunkák támogatását is koordinálhatjuk egyedileg felépített, grafikusan is megjeleníthető workflow-k létrehozásával.

KAPCSOLAT

Jogosultságkezelés

Fontos, hogy a munkatársak csak a munkájukhoz szükséges dokumentumokhoz férjenek hozzá. Például az érzékeny adatokat tartalmazó munkaügyi szerződéseket csak az arra illetékes kollégák olvashassák. A DMS One iktató szoftvere többszintű jogosultságpolitikára ad lehetőséget, így akár konkrét dokumentumonként korlátozhatók a jogosultságok vagy adott irattípushoz rendelhetünk hozzáférést, esetleg a szerződések írási, olvasási jogosultságait is kezelhetjük

KAPCSOLAT

Nem csak iktató program. Komplex iratkezelő rendszer.

Iktassa dokumentumait iktató rendszerünkkel, mely teljes körűen megfelel a 3/2018. BM rendelet követelményeinek. A klasszikus iratkezelési alapfolyamatokon túl a legmodernebb kormányzati elektronikus közszolgáltatásokat is támogatják iratkezelő szoftvereink, így a Hivatali Kapuhoz vagy Cégkapuhoz való kapcsolódást, az e-Papír és az elektronikus űrlapok kezelését, de aláírhat vele AVDH DHSZ segítségével és tömegesen kiküldheti az e-aláírással ellátott dokumentumokat. Keresse a DMS One-t a legjobb megoldásért!

Demókérés