Tanúsított dokumentumkezelő rendszerünk precízen támogatja az iratkezelés alapfolyamatát az érkeztetéstől, az iktatáson, az ügyintézési feladatokon át a levéltárba adásig. A szoftver egyszerűsített főszámos-alszámos iktatást biztosít, igény szerint beállított metaadat struktúrával. Iktató programunkkal a papíralapú és az elektronikus dokumentumokat is kezelheti.
A dokumentum teljes életpályája követhetővé válik, beleértve a nyilvántartást, a verziókat és sablonokat, a jóváhagyásokat és a véleményezéseket.
Megoldásunk teljeskörűen megfelel a 3/2018. (II. 21.) BM rendeletben megfogalmazott követelményeknek, tehát a közfeladatot ellátó szerveknél is alkalmazható iratkezelési szoftver.
Az iratokhoz gondosan rögzített metaadatoknak köszönhetően lesz biztonságos az archiválás, gyors és helyfüggetlen a visszakeresés.
A DMS One iktatórendszere a legjobb eszköz arra, hogy irataiból, dokumentumaiból jól használható struktúrát építsen fel attól függetlenül, hogy milyen csatornán keresztül (e-mail, cégkapu, hivatali kapu, posta, futár, stb.), melyik telephelyre vagy szervezeti egységhez érkezik, illetve honnan indul a dokumentum. Ebben a struktúrában könnyen visszakereshető és azonnal elérhető bármely irat.
Az elektronikus iktatás során nem csak az iratra vonatkozó adatokat adhatja meg, hanem csatolmányként magát az elektronikus dokumentumot, illetve a papíralapú irat szkennelt képét is rögzítheti a nyilvántartásba. A szkennert közvetlenül az iktató rendszerből vezérelheti, nincs szükség más szoftver használatára. A csatolt elektronikus dokumentumok, és OCR technológiával szkennelt anyagok tartalmában szöveges keresések végezhetők.
Az iktatás után nyomonkövethetővé válik a dokumentum, annak teljes életútján. Kontrollálható jóváhagyási folyamatok nyílnak meg, összekapcsolódnak az adott ügyhöz vagy témához kapcsolódó iratok. Évek múltán is visszanézhetők a véleményezések során keletkező dokumentumverziók, az irat aktuális verziója pedig mindig könnyen beazonosítható.
Megfelelő bővítménnyel az iktató rendszer beépül a Microsoft szoftvereibe. A Wordben és Excelben előhívott dokumentum, táblázat DMS rendszerbe iktatása közvetlenül a Microsoft szoftvereiből indítható. Az Outlookkal kezelt e-maileket sem szükséges külön úton átvinni (pl.: lementeni és feltölteni) a dokumentumkezelő rendszerbe. A beépülő iktató ikonnak köszönhetően a levelezőrendszer felületéről indíthatjuk az e-mailekkel kapcsolatos iratkezelést.
Az elektronikus iktatás elérhetővé és megoszthatóvá teszi a dokumentumot és annak metaadatait. Innen már csak egy lépés a kapcsolódó ügyintézési vagy core folyamat elektronikus menedzselése. A DMS One iktató programja megfelelő bővítménnyel erre is képes. Nem csak a szignálási és továbbítási munkafolyamatok, a postázáshoz és selejtezéshez kapcsolódó tevékenységek szolgálhatók ki a rendszerrel, hanem komolyabb csoportmunkák támogatását is koordinálhatjuk egyedileg felépített, grafikusan is megjeleníthető workflow-k létrehozásával.
Fontos, hogy a munkatársak csak a munkájukhoz szükséges dokumentumokhoz férjenek hozzá. Például az érzékeny adatokat tartalmazó munkaügyi szerződéseket csak az arra illetékes kollégák olvashassák. A DMS One iktató szoftvere többszintű jogosultságpolitikára ad lehetőséget, így akár konkrét dokumentumonként korlátozhatók a jogosultságok vagy adott irattípushoz rendelhetünk hozzáférést, esetleg a szerződések írási, olvasási jogosultságait is kezelhetjük
Iktassa dokumentumait rendszerünkkel, mely teljes körűen megfelel a 3/2018. BM rendelet követelményeinek. A klasszikus iratkezelési alapfolyamatokon túl a legmodernebb elektronikus közszolgáltatásokat is támogatják szoftvereink, kapcsolódnak a Hivatali Kapuhoz és a Cégkapuhoz, kezelik az elektronikus űrlapokat (e-Papír, iForm) és a rendszer felületéről teszik elérhetővé az elektronikus aláírásokat (pl.: AVDH DHSZ). Tömegesen is kiküldheti az e-aláírással ellátott dokumentumokat. Keresse a DMS One-t a legjobb megoldásért!