Számlakezelő rendszerünk támogatja a papíralapú és elektronikus számlák egyazon felületen történő kezelését, a számlák rögzítését, iktatását, egységes vagy egyedi fejlesztésű számlatár létrehozását, a számlák igazoltatását, engedélyezését, a számlához kapcsolódó iratok feltüntetését és a pénzügyi, gazdasági, ERP szoftverekkel való kapcsolódást is. A NAV hivatalos számla adatbázisához is kapcsolódik rendszerünk, biztosítva az gyors, egyszerű, tűpontos és hibamentes számlafeldolgozást.
A beérkező számlák fizetési határidejére vonatkozóan automatikus emlékeztetők állíthatók be, így nincs több késve utalt számla.
A számlaigazoltatás folyamata ellenőrzött keretek között, automatizáltan zajlik a számlakezelő rendszerben a felelősök jóváhagyásával.
A rendszerek integrációjával létrejön az adatszinkronizálás, a számla képének és adatmezőinek átadása-átvétele.
Számlakezelő rendszerünk támogatja a papíralapú és az e-számlák egyazon felületen történő kezelését. Míg a papíralapú számlák esetében a számla metadatainak rögzítése mellett a számlát is digitalizálni kell, addig az elektronikus számlák esetén ez szükségtelen. Az e-számlák esetében a nyilvántartásba vétel mellett a dokumentum hitelességének ellenőrzését is el kell végezni, vagyis megvizsgálni az azon szereplő elektronikus aláírást és időbélyeget.
Számlakezelő rendszerünk az integrált NAV kapcsolatnak köszönhetően képes automatikusan kitölteni azon számlaadatokat, amelyek az adóhatóság rendszerében rendelkezésre állnak. A számlakép rögzítésekor egy egyszerű kereséssel (pl. számla sorszáma alapján) meghívhatók a NAV adatok, amelyek aztán átemelhetők a számlakezelő rendszerbe. Ez az adatrögzítés kiküszöböli a hibalehetőségeket és sokkal gyorsabb, hiszen nincs szükség gépelésre. A NAV adatkapcsolatnak köszönhetően nem csak a számla sorszáma alapján kereshet az adóhivatali adatbázisában, hanem böngészhet pl. a partner nevére, adószámára vagy egy meghatározott időszakra, stb. mutatva is.
A számlakezelő rendszer a beérkező számla szkennelt másolatát használja a jóváhagyási folyamathoz, így az eredeti számla rögtön a pénzügyre kerülhet archiválásra. A számlaigazoltatás pontosan nyomon követhető: a számlanyilvántartó rendszerben rögzíthető, hogy egy adott számla esetében kik a jóváhagyók, milyen határidővel kell dolgozniuk, és az is látható, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a jóváhagyás folyamatát.
A számlákhoz rögzített egyedi, irattípusra jellemző metaadatok lehetővé teszik ún. egységes vagy egyedi számlatár kialakítását. Nagy előnye abban rejlik, hogy a speciális adatmezők utat engednek tematikus listák, riportok (egy adott szállítóhoz tartozó összes számla lekérdezése, vagy a lejárt fizetési határidejű számlák listázása) előállítására, és Excel formátumban történő exportálásra a számlakezelő rendszerből.
A DMS One számlakezelő szoftvere integrálható a szervezetnél használt pénzügyi, gazdálkodási, könyvelési és vállalatirányítási rendszerekkel, így egy- vagy kétirányú adatkapcsolat valósulhat meg, elkerülve a kettős adatrögzítést és az adatbázis redundanciát. Az egyik rendszerben bevitt adatok (számla képe, metaadatok) automatikusan lehívhatók a másikból, de beállításoktól függően lehetőség van adatlekérdezésre és partner szinkronizálásra is.
Egy számlához többféle irat is kapcsolódhat, akár szerződés, teljesítési igazolás, szállítólevél stb. A hatékony munkavégzés érdekében ezek összekapcsolása és egy helyen történő tárolása gyakori ügyféligény. Ezen logikai iratkapcsolatok a számlakezelő rendszer számlatárában feltüntethetők, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egyetlen felületről elérhető.
További hasznos tartalmakat, cikkeket olvashat a számlák nyilvántartásáról, a számlakezelés problémáiról, a számlatár kialakításának fontosságáról és az automatizált számlajóváhagyásról!
Az automatizált számlajóváhagyás előtt a számlák papíron kerültek igazoltatásra a Trenkwaldernél, és az utalványozás menete rengeteg időt emésztett fel. A DMS One rendszer bevezetésével a számlajóváhagyás ideje töredékére rövidült. Olvassa el, hogyan értük el mindezt!
Milyen problémák merülnek fel a számlakezelés során? Milyen funkciókkal kell segítenie az intézmények, vállalatok munkáját egy jó számlanyilvántartó rendszernek? Mit tud a DMS One számlakezelő, számlaigazoltató szoftvere? Olvassa el cikkünket!
Mindig határidőre fizeti ki számláit? Követhetetlenek a számlajóváhagyási folyamatok és soha nem egyértelmű, hogy ki miatt áll egy számla igazoltatása? Töltse le tanulmányunkat és olvassa el, hogy milyen előnyei vannak az elektronikus számlakezelésnek!
Szerződésnyilvántartó szoftverünk segítségével a szerződések teljes életciklusát kezelheti. Egyedi adatmezők a visszakereshetőségért, egyedi fejlesztésű szerződéstárak a tematikus listák, riportok készítéséért, automatikus figyelmeztetések a szerződések lejártáról, automatizált szerződésjóváhagyás és szerződésvéleményezés a kontrollált folyamatokért!