Számlakezelő rendszerünk támogatja a papíralapú és elektronikus számlák egyazon felületen történő kezelését, a számlák iktatását, egységes vagy egyedi fejlesztésű számlatár létrehozását, a számlák igazoltatását, engedélyezését, a számlához kapcsolódó iratok feltüntetését és a pénzügyi, gazdasági szakrendszerekkel, valamint a vállalatirányítási szoftverekkel való kapcsolódást is.
A beérkező számlák fizetési határidejére vonatkozóan automatikus emlékeztetők állíthatók be, így nincs több késve utalt számla.
A számlaigazoltatás folyamata ellenőrzött keretek között, automatizáltan zajlik a számlakezelő rendszerben a felelősök jóváhagyásával.
A rendszerek integrációjával létrejön az adatszinkronizálás, a számla képének és adatmezőinek átadása-átvétele.
Iratkezelő rendszerünk számlanyilvántartó modulja támogatja a papíralapú és az e-számlák egyazon felületen történő kezelését. Míg a papíralapú számlák esetében a számla metadatainak rögzítése mellett a számlát is digitalizálni kell, addig az elektronikus számlák esetén ez szükségtelen. Az e-számlák esetében a nyilvántartásba vétel mellett a dokumentum hitelességének ellenőrzését is el kell végezni, vagyis az azon szereplő elektronikus aláírást és időbélyeget.
A számlakezelő rendszer a beérkező számla szkennelt másolatát használja a jóváhagyási folyamathoz, így az eredeti számla rögtön a pénzügyre kerülhet archiválásra. A számlaigazoltatás pontosan nyomon követhető: a számlanyilvántartó rendszerben rögzíthető, hogy egy adott számla esetében kik a jóváhagyók, milyen határidővel kell dolgozniuk, és az is látható, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a jóváhagyás folyamatát.
A számlákhoz rögzített egyedi, irattípusra jellemző metaadatok lehetővé teszik ún. egységes vagy egyedi számlatár kialakítását. Nagy előnye abban rejlik, hogy a speciális adatmezők utat engednek tematikus listák, riportok (egy adott szállítóhoz tartozó összes számla lekérdezése, vagy a lejárt fizetési határidejű számlák listázása) előállítására, és Excel formátumban történő exportálásra a számlakezelő rendszerből.
A DMS One számlakezelő modulja integrálható a szervezetnél használt pénzügyi, gazdálkodási, könyvelési és vállalatirányítási rendszerekkel, így egy- vagy kétirányú adatkapcsolat valósulhat meg, elkerülve a kettős adatrögzítést és az adatbázis redundanciát. Az egyik rendszerben bevitt adatok (számla képe, metaadatok) automatikusan lehívhatók a másikból, de beállításoktól függően lehetőség van adatlekérdezésre és partner szinkronizációra is.
Egy számlához többféle irat is kapcsolódhat, akár szerződés, teljesítési igazolás, szállítólevél stb. A hatékony munkavégzés érdekében ezek összekapcsolása és egy helyen történő tárolása gyakori ügyféligény. Ezen logikai iratkapcsolatok a számlakezelő rendszer számlatárában feltüntethetők, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egyetlen felületről elérhető.
További hasznos tartalmakat, cikkeket olvashat a számlák nyilvántartásáról, a számlakezelés problémáiról, a számlatár kialakításának fontosságáról és az automatizált számlajóváhagyásról!
Az automatizált számlajóváhagyás előtt a számlák papíron kerültek igazoltatásra a Trenkwaldernél, és az utalványozás menete rengeteg idő emésztett fel. A DMS One rendszer bevezetésével a számlajóváhagyás ideje 1-2 napra rövidült. Olvassa el, hogyan értük el mindezt!
Milyen problémák merülnek fel a számlakezelés során? Milyen funkciókkal kell segítenie az intézmények, vállalatok munkáját egy jó számlanyilvántartó, rendszernek? Mit tud a DMS One számlakezelő, számlaigazoltató szoftvere? Olvassa el cikkünket!
Mindig határidőre fizeti ki számláit? Követhetetlenek a számlajóváhagyási folyamatok és soha nem egyértelmű, hogy ki miatt áll egy számla igazoltatása? Töltse le tanulmányunkat és olvassa el, hogy milyen előnyei vannak az elektronikus számlakezelésnek!
Szerződésnyilvántartó szoftverünk segítségével a szerződések teljes életciklusát kezelheti. Egyedi adatmezők rögzítése a gyors visszakeresésért, egységes vagy egyedi fejlesztésű szerződéstárak a tematikus listák, riportok készítéséért, automatikus figyelmeztetések a szerződések lejártáról, verziókövetés és automatizált szerződésjóváhagyás és szerződésvéleményezés a kontrollált folyamatokért!