Postai szolgáltatások támogatása

ELEKTRONIKUS KÉZBESÍTÉSI IGAZOLÁS ÉS FELADÓJEGYZÉK VAGY CÉGKAPU?

A PIACVEZETŐ DOKUMENTUMKEZELŐ A LEGFRISSEBB POSTAI FEJLESZTÉSEKHEZ IS KAPCSOLÓDIK.

A digitalizáció a legnagyobb hagyományokkal bíró rendszereket is elérte. Az állam kialakította a modern adminisztrációt lehetővé tevő e-ügyintézési szolgáltatásokat (pl.: cégkapu), de a nagy állami szolgáltatóknál, pl. a Postánál is digitálisra cserélték az analóg folyamatokat (elektronikus feladójegyzék, elektronikus kézbesítési igazolás).

Cégkapu

A gazdálkodó szervezetek hivatalos kommunikációs csatornája az elektronikus közhivatali ügyintézéshez. Az ingyenes szolgáltatás alapesetben egy webes felületen elérhető tárhely, ahová a szervezet képviselője belép, hogy küldje vagy fogadja az ügyintézéssel kapcsolatos üzeneteket.

Elektronikus feladójegyzék

A levélküldemények feladásához szükséges összes adatot tartalmazó, kötött formátumú, elektronikus állomány. A Posta megfelelő címére kell eljuttatni, használata bizonyos levéltermékek esetében kötelező.

Elektronikus kézbesítési igazolás

A papíralapú tértivevény korszerű, elektronikus formája, formátuma PDF, mely magába foglal egy XML adatstruktúrát is, ez tartalmazza a kézbesítési adatokat. Ezekhez a belföldi levélküldeményekhez készülhet: ajánlott, tértivevényes levél; ajánlott, tértivevényes, értéknyilvánított levél; hivatalos irat; “Címzett kezébe” levél; ajánlott és tértivevényes válaszküldemény; ajánlott, tértivevényes és értéknyilvánított válaszküldemény.

A fejlődéshez minden érintettnek fel kell zárkózni, az új megoldásokat be kell építeni a munkafolyamatokba, a felhasználóknak meg kell birkózni a gyakorlati fogások készségszintű elsajátításával. Ez mind sokkal egyszerűbb, ha egyetlen szoftver becsatornázza a digitális transzformáció újdonságait, és nem kell sok mindent kezelni az előrelépéshez. A DMS One dokumentumkezelő rendszereinek pont ez az egyik erősségük. A piac leginkább naprakész fejlesztője az e-ügyintézés operációs rendszerét alkotta meg, amely sosem marad le a vállalati vagy közigazgatási működést segítő megoldásokról.

Intézze postai és Cégkapus feladatait a DMS One Dokumentumkezelő Rendszerein keresztül, mert:

Időt és pénzt spórol

Mentesül a manuális ügyintézésből eredő hibáktól

Biztosan jogszabálykövető tevékenységi módokat alkalmaz.

Hogyan segíti a DMS One dokumentumkezelője a postai folyamatok kiszolgálását?

Feladásnál:

  • Az irat- illetve dokumentumkezelési folyamatba illesztve létrehozza a Posta által befogadható elektronikus feladójegyzéket (a megfelelően bontott címadatok használatával), és el is küldi az XML állományt a Posta megfelelő címére.
  • Így nem kell az elektronikus feladójegyzéket külön energiabefektetéssel, más szoftverrel létrehozni, majd megküldeni azt a Posta meghatározott e-mail címére, vagy a postai FTP szerverre feltölteni.

A kézbesítési igazolásokkal kapcsolatos adminisztrációnál:

  • Az elektronikus kézbesítési igazolásokat a dokumentumkezelő rendszer automatikusan fogadja, majd a megfelelő levelek mellé szortírozza és csatolja azokat.
  • Így nem kell napi rendszerességgel a Posta által e-mailben megküldött címről, postai FTP szerverről, vagy a WEBEFJ alkalmazásból letölteni az igazolásokat, majd külön energiabefektetéssel a megfelelő helyre menteni, esetleg a megfelelő dokumentumhoz csatolni azokat.

Mely szervezeteknek érdemes kiaknázni a DMS One rendszeren keresztüli postázási lehetőségeket?

Bármely szervezet (legyen az gazdálkodó szervezet: cég, egyesület, alapítvány; vagy akár közfeladatot ellátó intézmény, közigazgatási szerv… stb.) kiaknázhatja az elektronikus irat- és dokumentumkezelés, illetve a postai szolgáltatások összekötésében rejlő előnyöket, ahol a napi működés során elkerülhetetlen az emelt szintű postai szolgáltatások igénybevétele. Heti néhány küldemény esetén is jól jön a megspórolt idő és energia, azon szervezetek esetében viszont, amelyek rendszeresen állítanak elő tömegesen ilyen leveleket, az erőforrás megtakarítás már számottevő, pénzben is kifejezhető.

A fenntartható működésre törekvő szervezetek számára pedig azért célszerű megoldás dokumentumkezelő szoftveren keresztül kapcsolódni a fejlett postai szolgáltatásokhoz, mert ez a mód elősegíti a papírmentes működést. Az elektronikus kézbesítési igazolások dokumentumkezelő szoftveren belüli kezelése egy rendkívül megbízható elektronikus adminisztráció, amihez nem kell papír, még a legfontosabb igazolásokat sem kell kinyomtatni.

A kötelező cégkapu használat esetében is a DMS One dokumentumkezelője az egyetlen ésszerű megoldás, mert:

Idő- és energiaráfordítás nélküli, automatizált cégkapu használatot eredményez.

A hivatalos üzenetekkel kapcsolatos adminisztrációt 100 %-os, gépi biztonsággal végzi.

A manuális móddal szemben akármekkora adat- és dokumentumforgalom kiszolgálására képes.

Hogyan segíti a cégkapu használatát DMS One dokumentumkezelője?

Fogadásnál:

A DMS One szoftvere automatikusan letölti a cégkapura érkezett üzenetet, majd az előre meghatározott szabályok szerint annak az ügyintézőnek vagy címzettnek továbbítja azt, akinek dolga van vele. Az üzenet vagy küldemény cégkapuról történő letöltéséről, átvételéről a dokumentumkezelő automatikusan kiállítja és elküldi a visszaigazolást.

Küldésnél:

A DMS One rendszereit nélkülöző, webes cégkapuhasználat esetében a legfőbb problémát az jelenti, hogy ez a mód nem szűri és nem szortírozza az üzeneteket. Káoszhoz vezet, ha ezt a hiányosságot egyszerre több, akár több száz felhasználó próbálja orvosolni ugyanazon a cégkapu kapcsolaton belül. Előállhat, hogy nem lehet nyomon követni, ki és mikor töltött le üzenetet vagy küldeményt.
A DMS One dokumentumkezelőt használó cégeknél ez sohasem fordul elő, ráadásul meg sem kell nyitniuk a webes cégkapu felületet. A szoftver teljesen automatikusan végzi a kapun keresztül haladó üzenetekkel, küldeményekkel, vevényekkel és igazolásokkal kapcsolatos feladatokat.

A DMS One rendszereit nélkülöző, webes cégkapuhasználat esetében a legfőbb problémát az jelenti, hogy ez a mód nem szűri és nem szortírozza az üzeneteket. Káoszhoz vezet, ha ezt a hiányosságot egyszerre több, akár több száz felhasználó próbálja orvosolni ugyanazon a cégkapu kapcsolaton belül. Előállhat, hogy nem lehet nyomon követni, ki és mikor töltött le üzenetet vagy küldeményt.

A DMS One dokumentumkezelőt használó cégeknél ez sohasem fordul elő, ráadásul meg sem kell nyitniuk a webes cégkapu felületet. A szoftver teljesen automatikusan végzi a kapun keresztül haladó üzenetekkel, küldeményekkel, vevényekkel és igazolásokkal kapcsolatos feladatokat.

A DMS One dokumentumkezelői egy fejlett környezetben nélkülözhetetlenek, hiszen látható, milyen sokféle feladatot látnak el a felhasználók helyett. Ezek a rendszerek ráadásul még többre képesek, hiszen további ügyintézési szolgáltatásokat is integráltan kezelnek, de még a belső munkafolyamatok szabályozott támogatását is megoldják.